1. Home
    2. ›
  2. Referenties
    3. ›
  3. De vijverhof
Klantcase De Vijverhof

Betrokken woonzorgcentrum De Vijverhof vertrouwt op ICT-businesspartner Hands on ICT

Processen in de zorg kunnen en mogen niet uitvallen. Hands on ICT moderniseerde de ICT-omgeving van De Vijverhof en migreerde deze naar de cloud. De ICT-specialist is hét aanspreekpunt voor het woonzorgcentrum in Capelle aan den IJssel.

 

Meer lezen
Vertrouwde partner met kennis van de zorg

Solide en flexibele ICT-omgeving nodig

In de zorg speelt ICT een steeds belangrijkere rol bij het ondersteunen van zorgtaken. Continuïteit, beschikbaarheid en veiligheid van systemen en data is daarbij cruciaal. Dit geldt ook voor De Vijverhof. Het woonzorgcentrum biedt ouderenzorg in de breedste zin van het woord. Van complexe verpleeghuiszorg tot zorg thuis in de wijk. Door de verscheidenheid aan doelgroepen en regelgeving moet de organisatie snel kunnen schakelen. Hiervoor was een solide en flexibele ICT-omgeving nodig die voldoet aan alle voorwaarden voor compliancy en beveiliging. In Hands on ICT vond De Vijverhof een ICT-businesspartner die volledig ontzorgt, maar ook de uitdagingen in de zorg begrijpt en de vertaalslag weet te maken naar ICT. Nu én in de toekomst.

Referenties_de-vijverhof
De klant vertelt

"We vertrouwen voor onze ICT volledig op Hands on ICT, zodat wij ons kunnen concentreren op het leveren van betrokken zorg”

Sjaak Immerzeel - Manager Vastgoed
en Facilitair Beheer

Een groeiende organisatie

Persoonlijk, betrokken en deskundig. Bij de Vijverhof staat de mens centraal. “Ieder mens beschouwen we als uniek”, legt Sjaak Immerzeel, Manager Vastgoed en Facilitair Beheer bij De Vijverhof, uit. “We vinden dat het hebben van een persoonlijke relatie, de basis is voor goede zorg. Daar ligt dan ook onze focus. Vandaar dat we een aantal processen om de zorg heen, zoals ICT, uitbesteden. Dat doen we aan partners waar we een langdurige vertrouwensrelatie mee opbouwen.” Immerzeel werkt sinds 1988 bij De Vijverhof. “Ik heb onze organisatie zien groeien tot een gemeenschap met 132 verpleeghuis-bewoners inwoners. We hebben 450 senioren appartementen en circa 600 huurders. Zij voelen zich omringd en gesteund door 280 betrokken medewerkers, 200 enthousiaste vrijwilligers en vele familieleden en mantelzorgers. Zo vormen wij samen een dorp binnen de stad. Een vertrouwde en veilige omgeving waar iedereen zich thuis voelt.” 

Betere aansluiting ICT nodig

Het woonzorgcentrum stond voor de uitdaging om de bestaande ICT-omgeving beter aan te laten sluiten op de veranderende wensen en eisen die de zorg stelt aan de organisatie en haar medewerkers. Om de ICT flexibel te laten meebewegen met de groei van de organisatie had de Vijverhof behoefte aan een ICT-businesspartner die flexibel en proactief meedenkt, deskundig advies geeft en professionele oplossingen levert. “Het was een bewuste keuze om niet alles zelf te doen, maar ons te richten op onze kerntaak: betrokken zorg die continu doorgaat.” Dat weet ICT-partner Hands on ICT, die sinds 2005 aan boord is. “Om het zo te zeggen: Wij weten dat de pannenkoekenprinter nooit mag uitvallen”, stelt Bob Daems, klantteammanager bij Hands on ICT. Immerzeel legt uit: “We hebben een eigen productiekeuken die vier- tot vijfhonderd maaltijden per dag maakt. Als we de productielijsten, bij ons bandkaarten genoemd, niet kunnen printen, is dat een ramp. Die printer moet het gewoon doen, anders levert dat veel stress op. Met Hands on ICT halen wij ervaren gecertificeerde
ICT-consultants in huis. Ook wanneer er calamiteiten of storingen zijn kunnen we 24 uur per dag, 7 dagen in de week en 365 dagen per jaar op de ondersteuning van Hands on ICT rekenen.”

Klantcase

Download de klantcase

Wil je deze klantcase nog eens rustig nalezen? Download dan nu de PDF waarin de volledige samenwerking van De Vijverhof met Hands on ICT staat beschreven. 

Download de klantcase
Klantcase de vijverhof
Focus op de cliënt

Ontzorgen op gebied van ICT

Het is maar één voorbeeld. De Vijverhof heeft het complete werkplekbeheer en het interne netwerk aan Hands on ICT uitbesteed. Immerzeel: “Ze zijn daarnaast het aanspreekpunt voor onze ICT. Ze zijn dus ook contactpersoon voor de systemen uit het zorgproces, de toegangscontrole of andere (SaaS) systemen. Dat ontzorgt ons enorm. Uiteraard gebeurt dit in nauwe samenspraak, want wij moeten aangeven wat we willen. Maar het is fijn dat Hands on ICT de regie en verantwoordelijk neemt voor de samenwerkingen met andere partijen. Daar spreekt commitment uit.”

Onzorgen op gebied van ICT
Klant aan het woord

"We vinden dat het hebben van een persoonlijke relatie, de basis is voor goede zorg. Daar ligt dan ook onze focus. Vandaar dat we een aantal processen om de zorg heen, zoals ICT, uitbesteden. Dat doen we aan partners waar we een langdurige vertrouwensrelatie mee opbouwen.”

Sjaak Immerzeel - Manager Vastgoed
en Facilitair Beheer

Toekomstbestendige ICT-infrastructuur

In nauwe samenwerking met het projectteam van Hands on ICT bracht De Vijverhof in 2020 de ICTinfrastructuur van het datacenter naar de cloud. “Een hele modernisering”, beschouwt Immerzeel. “We werkten op een verouderde remote desktopomgeving in het datacenter, maar die hield op te bestaan. De overgang naar de zogeheten Azure cloud van Microsoft ging soepel, zegt Immerzeel. “Het verliep vrijwel geruisloos. De projectleider van Hands on ICT hield goed vast aan de planning, waardoor het een soepel traject is geworden.”
Daarnaast kreeg De Vijverhof tijdens een audit voor een PREZO-certificering te horen dat de documentenstructuur verbetering verdiende. Hands on ICT adviseerde bij het opzetten van een logische documentenstructuur en hielp deze onder te brengen in Microsoft Sharepoint. “Binnen onze organisatie hebben de verantwoordelijken per unit en per team alles doorgekeken en naar de cloud gebracht. Dat zijn heel veel documenten, onder andere standaarden en handboeken, omdat je in de zorg veel aan borging moet doet. Nu zijn deze documenten centraal en beveiligd voor onze medewerkers beschikbaar.”

Alle gemakken van een digitale werkplek

Voor de medewerkers zijn digitale werkplekken ingericht en veroudere werkplekken vervangen door nieuwe desktops en laptops. “Medewerkers werkten voorheen op thin clients. Nu werken ze volledig op eigen laptops in de cloud. Via YourWorkplace365, beheerd en ingeregeld met Microsoft Intune en Windows Autopilot,” vertelt Daems. “Vanwege de coronacrisis was training op locatie niet mogelijk, daarom hebben wij instructievideo’s gemaakt voor de medewerkers om de overgang zo eenvoudig mogelijk te maken.” Omdat de jongere medewerkers vaak toch wat behendiger waren in het gebruik van de nieuwe omgeving hadden zij als super users een belangrijke rol om de oudere collega’s op weg te helpen. “Al onze medewerkers, op welke locatie dan ook, moeten met Microsoft 365 kunnen werken.”, zegt Immerzeel. “Zo hebben we bijvoorbeeld het tekenen voor de afgifte van medicijnen op de afdelingen en voor onze thuiszorg gedigitaliseerd. Nu tekenen we op tablets af en delen we de rapportages meteen bij de cliënt zelf. Dat levert een tijdsbesparing op, maar ook betere rapportages en verantwoording.”

Met SharePoint hebben medewerkers een veilige locatie voor het opslaan, delen en bewerken van de documenten. “Vaak gaat het om privacygevoelige cliëntinformatie. Als je persoonlijke gegevens deelt met een andere medewerker, moet deze beveiligd zijn.” Zo stond er voordat de coronacrisis uitbrak moderne ICTomgeving. “We werkten al wel op afstand, maar dat is nu veel meer de norm geworden. We zijn ook succesvol
overgegaan op Microsoft Teams, dat we onderling gebruiken voor chatten, bellen en videovergaderen.”

Adequate hulp bij ICT

Voortvarende supportdesk

De supportdesk van Hands on ICT behandelt gebruikersvragen voortvarend, stelt Immerzeel. “Omdat Hands on ICT werkt met dedicated klantenteams hebben wij vaste contactpersonen die onze organisatie
en systemen kennen. Ze weten wat er bij ons in de dagelijkse praktijk speelt. Ook als er een nieuwe medewerker in dienst komt, kan deze snel met een laptop en de cloudoplossingen aan de slag. Hij of zij is
zo up and running. Ik krijg daar zeer positieve berichten over.”

Maar Hands on ICT doet meer. Ook op strategisch niveau adviseert de ICT-businesspartner De Vijverhof en stelt jaarlijks een ICT-roadmap op. “Met meerjarenbegrotingen kijken we naar de
toekomst, op diverse terreinen. Dat doen we ook voor ICT. De roadmap biedt inzicht in welke ontwikkelingen we doorgaan, wat onze koers is in het komende jaar en welke investeringen noodzakelijk zijn om onze
doelstellingen te bereiken. Daar kan ik dan weer intern onze medewerkers in meenemen.”

Partner voor de lange termijn

Kortom, De Vijverhof is een tevreden klant. Immerzeel: “Als we een partnership aangaan en de dienstverlener levert goed werk, dan investeren we in een samenwerking voor de lange termijn. We vertrouwen volledig op Hands on ICT voor de ICT, zodat wij ons kunnen concentreren op het leveren van betrokken zorg. Zij zorgen dat de ICT draait bij ons. Hands on ICT kent de laatste ontwikkelingen en neemt ons daarin
mee als het bij ons past bij onze ambities. Ik verwacht dat we in de toekomst in de zorg meer processen zullen digitaliseren. Als dat besparingen en tijdwinst oplevert die we kunnen inzetten voor het leveren van betrokken zorg, dan moeten we die kansen zeker niet laten liggen...”

Contact

Benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen? 

Heb je vragen of zoek je deskundig advies? Neem net als De Vijverhof contact met ons op.
Onze IT-specialisten staan voor je klaar en zijn op de hoogte van de ontwikkelingen en uitdagingen binnen de zorg.

Laat je gegevens achter