WvO

Willem van Oranje is een scholengemeenschap voor voortgezet onderwijs waar dagelijks leerlingen, docenten en ondersteunende medewerkers vertrouwen op een goed functionerende digitale werkomgeving. Om de ICT-omgeving verder te moderniseren en klaar te maken voor de toekomst, werkte Willem van Oranje samen met Hands on ICT aan een implementatietraject gericht op een veilige, beheersbare en gebruiksvriendelijke werkplek. Dankzij deze samenwerking beschikt de organisatie over een solide basis die aansluit bij de groeiende digitale behoeften van het onderwijs.

Wie is WvO

Willem van Oranje Onderwijsgroep

Willem van Oranje Onderwijsgroep is een protestants-christelijke onderwijsorganisatie voor voortgezet onderwijs, primair onderwijs en speciaal onderwijs. De onderwijsgroep is actief in de regio's Alblasserwaard, Vijfheerenlanden, Land van Heusden, Altena en De Langstraat en bestaat uit meerdere scholen met ieder een eigen profiel. Vanuit gedeelde waarden werkt de organisatie aan sterk onderwijs waarin leren door het goede voorbeeld centraal staat.

Met 16 scholen, een stafbureau, ruim 1.000 medewerkers en meer dan 7.000 leerlingen speelt ICT een belangrijke rol binnen de organisatie. Leerlingen, docenten en ondersteunende diensten moeten dagelijks kunnen vertrouwen op een stabiele digitale omgeving die samenwerking ondersteunt en aansluit bij de praktijk van het onderwijs. Na de vorming van Willem van Oranje Onderwijsgroep ontstond daarom de behoefte om de digitale omgeving verder te ontwikkelen, zodat deze beter aansloot op de nieuwe organisatiestructuur en de ambities voor de toekomst.

Download de hele klantcase

Benieuwd naar onze samenwerking?

Op deze pagina lees je alles over de mooie samenwerking van Willem van Oranje Onderwijsgroep met Hands on ICT. Wil je deze klantcase nog eens rustig nalezen? Download dan de PDF via onderstaande link.

Lees de volledige klantcase

De uitdaging

De wens was helder: één centrale Microsoft 365-omgeving creëren voor de volledige organisatie. Daarmee wilde Willem van Oranje Onderwijsgroep de samenwerking tussen locaties verbeteren, beheer vereenvoudigen en een uniforme digitale werkomgeving realiseren voor medewerkers en leerlingen. Tegelijkertijd moest de overgang plaatsvinden binnen een organisatie waar dagelijks duizenden gebruikers afhankelijk zijn van digitale middelen voor onderwijs, communicatie en samenwerking.

Vanaf de start was duidelijk dat een migratie van deze omvang niet in één stap kon worden uitgevoerd. Daarom werd gekozen voor een gefaseerde aanpak waarbij voorbereiding, testen, migratie en nazorg elkaar logisch opvolgden. Hiermee konden risico's worden beperkt, ervaringen uit eerdere fases worden meegenomen en kon de onderwijsorganisatie gedurende het gehele traject operationeel blijven.

Een solide basis voor de toekomst

De eerste fase van het traject stond volledig in het teken van de technische fundering. Voordat gebruikers, data en apparaten konden worden gemigreerd, moest eerst een stabiele basis worden ingericht waarop de nieuwe omgeving kon worden gebouwd.

Daarom werd gestart met de implementatie van Microsoft Intune en Cross Tenant Synchronisatie. Hiermee ontstond een centrale basis voor apparaatbeheer, beveiliging en samenwerking tussen de bestaande Microsoft 365-omgevingen. Daarnaast werden applicaties voorbereid, beleidsregels ingericht, groepen aangemaakt en beheerprocessen opgezet om de verdere migratie gecontroleerd te kunnen uitvoeren.

Parallel hieraan werd ook gewerkt aan de onderliggende infrastructuur. Zo werden nieuwe NPS-servers ingericht binnen Microsoft Azure als vervanging van de bestaande on-premise omgeving. Ook werden netwerkcomponenten geïnventariseerd, migratieplannen opgesteld en authenticatie- en netwerkprocessen voorbereid voor de toekomstige situatie.

De voorbereiding op de migratie

Met de technische basis op zijn plaats kon worden gestart met de voorbereiding van de daadwerkelijke migratie. Nieuwe gebruikersaccounts werden ingericht binnen de centrale omgeving, licenties werden gekoppeld en toegangsrechten werden voorbereid zodat medewerkers toegang zouden behouden tot de informatie die zij dagelijks nodig hadden.

Daarnaast werden de eerste migraties van OneDrives en gebruikersdata uitgevoerd om processen en werkwijzen te valideren. Deze fase stond vooral in het teken van voorbereiding en controle. Door vroegtijdig inzicht te krijgen in data, rechtenstructuren en afhankelijkheden ontstond een duidelijk beeld van wat nodig was voor een succesvolle organisatiebrede migratie.

Eerst testen, daarna opschalen

Voordat de volledige organisatie werd gemigreerd, werd eerst een pilotfase uitgevoerd. Tijdens deze fase werden gebruikers, mailboxen, Teams-omgevingen, SharePoint-sites, OneDrives en werkplekken gecontroleerd overgezet naar de nieuwe omgeving. Ook werden migratietooling, communicatiemiddelen, instructies en ondersteuningstrajecten getest.

De pilot leverde belangrijke inzichten op. Niet alleen technisch, maar juist ook organisatorisch. Door eerst op beperkte schaal te migreren konden processen worden verbeterd, instructies worden aangescherpt en ervaringen worden meegenomen naar de uiteindelijke uitrol. De resultaten uit deze fase vormden de basis voor de verdere aanpak binnen het project.

School voor school naar één omgeving

Na de pilot volgde de organisatiebrede migratie. In deze fase werden Microsoft Teams, SharePoint-sites, OneDrives, mailboxen en werkplekken gefaseerd overgezet naar de centrale Microsoft 365-omgeving.

Tijdens het project werd bewust gekozen voor een aanpak waarbij locaties stapsgewijs werden gemigreerd. Hierdoor bleef de impact beheersbaar en kon iedere locatie de benodigde ondersteuning krijgen tijdens de overgang. Voor medewerkers werden migratiemomenten georganiseerd waarbij zij stap voor stap werden begeleid naar de nieuwe werkplek.

Voor leerlingen werd eveneens een duidelijke aanpak ingericht. De migratie van de omgeving werd vooraf uitgevoerd, waarna leerlingen na de migratie zelf hun nieuwe @ account activeerden. Dit gebeurde klassikaal aan de hand van instructiemateriaal dat voor het project was ontwikkeld.

Ook ondersteuning speelde een belangrijke rol binnen deze fase. Hands on ICT was op locatie aanwezig om medewerkers en leerlingen te ondersteunen bij vragen, eerste aanmeldingen en het gebruik van Microsoft 365-applicaties. Op grotere locaties werd extra capaciteit ingezet zodat gebruikers direct geholpen konden worden wanneer dat nodig was.

Afronding en nazorg

Nadat de organisatiebrede migratie was afgerond, volgde een laatste fase waarin de focus lag op herinstallaties, onboarding en nazorg. Laptops werden opnieuw ingericht binnen de centrale omgeving, laptopkarren werden opnieuw geconfigureerd en gebruikers werden ondersteund bij configuraties, eerste aanmeldingen en vragen na de overgang.

Daarnaast werd ondersteuning geboden bij eventuele problemen na oplevering en werd samengewerkt met de interne ICT-organisatie om aandachtspunten snel op te lossen. Op die manier kon de nieuwe omgeving gecontroleerd in gebruik worden genomen en verder worden geoptimaliseerd.

Het resultaat

Door de migratie gefaseerd uit te voeren kon Willem van Oranje Onderwijsgroep toewerken naar één centrale Microsoft 365-omgeving voor de volledige organisatie. Medewerkers en leerlingen werken vanuit dezelfde digitale werkomgeving, terwijl beheerprocessen verder zijn gestandaardiseerd en samenwerking tussen locaties is vereenvoudigd.

Wat dit traject bijzonder maakt, is dat iedere fase bewust werd ingezet om de volgende stap mogelijk te maken. Van de inrichting van Intune en Cross Tenant Synchronisatie tot de pilotmigraties, de organisatiebrede uitrol en de uiteindelijke nazorg: iedere stap droeg bij aan het realiseren van een toekomstbestendige digitale werkomgeving voor Willem van Oranje Onderwijsgroep.

Met deze centrale omgeving beschikt de organisatie over een stevige digitale basis die aansluit bij de huidige organisatie én ruimte biedt voor verdere ontwikkelingen binnen het onderwijs.

Quote

“De tenantmigratie was veruit het grootste en meest complexe project: 16 scholen, een stafbureau, ruim 1.000 medewerkers en dik 7.000 leerlingen verdeeld over 2 tenants. De wensen en doelen waren helder: beter kunnen samenwerken, het doorvoeren van de nieuwe naam en natuurlijk minder beheer. ”

André Poot - Strategisch adviseur en teamleider Onderwijs & Innovatie

Willem van Oranje Onderwijsgroep & Hands on ICT

De samenwerking tussen Willem van Oranje Onderwijsgroep en Hands on ICT ontstond vanuit een duidelijke ambitie: het samenbrengen van twee afzonderlijke Microsoft 365-omgevingen tot één centrale digitale werkomgeving voor de gehele organisatie. Wat op papier een technische migratie leek, groeide uit tot een omvangrijk verandertraject waarbij gebruikers, data, apparaten en processen vanuit verschillende omgevingen moesten worden samengebracht.

Het project maakte onderdeel uit van een bredere ICT-roadmap en werd al vroeg aangemerkt als één van de grootste en meest complexe trajecten binnen de organisatie. Niet alleen vanwege de omvang, maar ook omdat de onderwijsorganisatie tijdens de migratie volledig operationeel moest blijven. Lessen, toetsen, communicatie en dagelijkse werkzaamheden moesten doorgaan terwijl achter de schermen duizenden gebruikers, mailboxen, Teams-omgevingen, OneDrives en werkplekken werden overgezet naar een nieuwe centrale omgeving.

"De techniek was niet de grootste uitdaging. De grootste uitdaging was om 16 scholen, ruim 1.000 medewerkers en meer dan 7.000 leerlingen door te laten werken terwijl achter de schermen twee Microsoft 365-omgevingen werden samengebracht tot één centrale tenant. Juist daarom hebben we gekozen voor een gefaseerde aanpak waarbij het onderwijs altijd kon doorgaan." Leon Berden - Projectleider bij Hands on ICT

Vanaf de start was duidelijk dat een gefaseerde aanpak noodzakelijk zou zijn. Daarom werd het project opgedeeld in meerdere fases, waarbij voorbereiding, testen, migratie en nazorg elkaar opvolgden. Dit zorgde ervoor dat risico's beheersbaar bleven en ervaringen uit eerdere stappen direct meegenomen konden worden naar volgende fases.

Onze expertise