1. Home
    2. ›
  2. Onze klanten
    3. ›
  3. Vnc
SharePoint klantcase

VNC

Je hebt vast weleens gevlogen. Misschien ook wel met meerdere vliegmaatschappijen. Maar wist je dat achter de steward of stewardess een professionele beroepsvereniging staat? Dit is de Vereniging Nederlands Cabinepersoneel (VNC), opgericht in 1946 en de grootste vereniging voor cabinepersoneel. Deze vereniging is er voor al het Nederlands cabinepersoneel en ondersteunt hen bij het beschermen van arbeidsvoorwaarden tot juridisch advies.

Voor de VNC heeft Hands on ICT een custom made site gecreëerd binnen SharePoint die alle ledeninformatie weergeeft. 

 

Meer lezen

Wie is VNC

De organisatie bestaat uit vier secties: KLM, KLM Cityhopper, Transavia en EasyJet. Het algemeen bestuur, bestaande uit 12 personen, is gekozen door de leden van de VNC. Inclusief alle zakelijke relaties, heeft de VNC een bestand met maar liefst duizenden leden. “Dit ledenbestand is de reden van ons bestaan. Het bepaalt hoe we met onze leden communiceren, hoe we alle informatie bij elkaar houden en hoe we de correspondentie en gegevens beheren”, aldus Cas Voskuyl, vicevoorzitter bij de VNC. Hij vertelt meer over hoe de VNC overstapte naar SharePoint voor efficiënt ledenbeheer.

VNC Logo

Niet gebruiksvriendelijke ledensoftware

De VNC werkte met een CRM-systeem dat specifieke software voor verenigingen maakte. In dit systeem beheerden ze hun ledenbestand. Het abonnement was vrij prijzig en bood meerdere mogelijkheden die verder niet werden gebruikt voor de VNC. Cas vertelt: “Het systeem was bovendien niet wereldwijd toegankelijk voor ons. Terwijl dit natuurlijk erg handig is voor bestuursleden die zelf ook cabinepersoneel zijn. Er bestaat wel een mobiele app, maar die bracht extra kosten met zich mee. De software is verder ook niet erg gebruiksvriendelijk. We konden niet zomaar iets wijzigen, het was voornamelijk rechttoe rechtaan velden invullen. Er moest best wel wat worden gedaan om de rapportages te kunnen gebruiken. Kortom, we wilden meer controle over onze eigen omgeving.”

VNC cabinepersoneel
Quote

“Op dit moment staat onze complete ledenlijst in SharePoint met alle organisaties, leden en hun lidmaatschapsgegevens. Deze elementen zijn aan elkaar gekoppeld door slimme workflows"

Cas Voskuyl -Vicevoorzitter VNC

Keuze voor SharePoint lag voor de hand

“Bij de zoektocht naar een goede vervanging, kwamen we via onze beheerpartij in contact met Hands on ICT”, geeft Cas aan. “In de gesprekken ontstond het vertrouwen in de expertise van Hands on ICT en begonnen we samen de mogelijkheden te verkennen. Ons voornaamste doel was om ervoor te zorgen dat wij geen achteruitgang zouden ervaren met een nieuw ledenbestand.”

Joute de Vries, senior Microsoft-consultant bij Hands on ICT, vertelt: “De VNC maakt al gebruik van Microsoft 365, inclusief SharePoint. Daarom was het een logische keuze om, gezamenlijk met de VNC, de mogelijkheden te verkennen om hun CRM-systeem hiermee te vervangen. Er waren bovendien geen extra licenties nodig, slechts één extra Power Automate-licentie was nodig. Het plan was om binnen SharePoint een site te creëren die alle ledeninformatie zou weergeven, vergelijkbaar met wat de VNC op dat moment had. Hierdoor kon het CRM-systeem worden opgezegd, wat aanzienlijke kosten zou besparen.”

“We hebben een blueprint en vervolgens een werkende demo uitgewerkt en de VNC was erg enthousiast over deze oplossing”, gaat Joute verder. “Het grote voordeel van SharePoint is de flexibiliteit in het weergeven van velden in lijsten en formulieren, zodat deze afgestemd kunnen worden op de verschillende doelgroepen en hun behoefte. De gerealiseerde oplossing is daarnaast ook eenvoudig vanaf een smartphone te benaderen en door de inzet van SharePoint heeft de VNC de gerealiseerde oplossing volledig in eigen beheer.”

Verschillende gebruikersgroepen in SharePoint

Cas: “Binnen onze organisatie hebben we te maken met drie belangrijke gebruikersgroepen. Ten eerst hebben we het secretariaat. Zij werken intensief met ledengegevens, van het aanmaken tot muteren van gegevens. Vervolgens hebben we de bestuurders, die vooral gebruikmaken van adresbestanden. Voor hen zijn met name e-mailadressen en telefoonnummers van belang. En tot slot is er onze servicedesk, die dient als brug tussen de leden en de KLM- en Transavia-sectie. Zij zijn verantwoordelijk voor het verwerken van de informatie in het ledenbestand.”

“Omdat de medewerkers van het secretariaat het ledenbestand het meest gebruikten, waren zij de key-users in dit project”, vervolgt Cas. “Iedere gebruikersgroep heeft weer andere wensen en behoeften bij het gebruik van zo’n ledenbestand. Daarom hebben we bij het ontwerp van het systeem uitgebreid stilgestaan bij welke velden we wilden gebruiken en wat we ermee konden doen. Dit zodat iedere groep uit de voeten kan met het ledenbestand.”

Automatische workflows zorgen voor efficiënt ledenbeheer

“De datamigratie kostte best wat tijd, maar door slim te muteren hoefden we geen dure migratietool in te zetten”, geeft Cas aan. “We kozen hierbij bewust voor zorgvuldigheid boven snelheid. Aanvullend hebben we onze medewerkers een SharePoint-training gegeven, om ze wegwijs te maken in het systeem.”

Cas: “Op dit moment staat onze complete ledenlijst in SharePoint met alle organisaties, leden en hun lidmaatschapsgegevens. Deze elementen zijn aan elkaar gekoppeld door slimme workflows die bijvoorbeeld gegevens controleren. Denk aan een jaarlijkse mail voor de controle van naam, adres en woonplaats (NAW-)gegevens. Maar ook het versturen van verjaardagskaarten.”

“Verder hebben we inzicht in alle correspondentie en maken we gemakkelijk rapportages. Via de nieuwe chatfunctie kan iedereen snel een vraag stellen aan collega's over bijvoorbeeld correspondentie of acties. En het systeem is zo ontworpen dat je overal op kunt zoeken, op trefwoord en metadata. Zo kunnen we door de migratie naar SharePoint efficiënt kennis overdragen en delen, wat een belangrijk aspect is voor onze vereniging.”

Quote

“Het grote voordeel van SharePoint is de flexibiliteit in het weergeven van velden in lijsten en formulieren en de eenvoudige toegang via een smartphone.”

Joute de Vries - IT Consultant bij Hands on ICT

Betrouwbare technische factor in het project

“Ik vond het een hele fijne samenwerking”, zegt Joute. “Waarbij ik nauw contact had met twee mensen van de VNC die geen specifieke ICT-achtergrond hadden, maar wél ontzettend goed meedachten. Dit zorgde ervoor dat we snel keuzes konden maken. De communicatie verliep soepel en we schakelden snel met elkaar. Dit heeft zeker bijgedragen aan het resultaat.”

“Joute heeft een diepgaande kennis van zaken en dacht actief met ons mee. Hij begrijpt ook de beperkingen van SharePoint. Er waren momenten waarop we de zaken die we al hadden besproken, tóch graag anders wilden inrichten. Joute ging hier uiterst flexibel mee om. Zo zijn we bijvoorbeeld met Hemelvaart live gegaan en moest er soms ook in de avonduren iets gebeuren. Ik heb Joute in ieder geval nooit gefrustreerd meegemaakt”, lacht Cas. “Hij heeft uitgebreide technische kennis en was echt de stabiele factor in dit project. Kortom, Joute’s bijdrage was ontzettend waardevol en heeft er mede voor gezorgd dat we dit project succesvol konden afronden.”

Ook een moderne werkplek?

Wat wij voor jou kunnen betekenen

Bekijk al onze diensten

Ontdek de moderne werkplek

Microsoft 365 biedt je een soepele werkervaring. Inloggen op je bedrijfsomgeving kan thuis, op kantoor of bij de klant en via elk apparaat. SharePoint, OneDrive en Teams zorgen voor een efficiënte samenwerking met passende beveiligingsmaatregelen. Meer lezen over de moderne werkplek, mede mogelijk gemaakt door Microsoft 365? Download onze leaflet.

Download het leaflet
De moderne werkplek
Contact

Ben je benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen? 

Wil je ook aan de slag met SharePoint of wil je overstappen naar de moderne werkplek? Neem dan contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken. 

Laat je gegevens achter