Bellen met Microsoft Teams: een volwaardig alternatief voor traditionele telefonie

Microsoft Teams Telefonie is een moderne en flexibele oplossing voor mkb-bedrijven die op zoek zijn naar een beter communicatiesysteem en afscheid willen nemen van hun vaak verouderde telefooncentrale. We vertellen je dan ook graag welke mogelijkheden bellen via Microsoft Teams jouw organisatie biedt, waarom je zou moeten overstappen én hoe je een succes maakt van de telefonie-implementatie.

Telefonie verandert razendsnel

Waar je vroeger een telefooncentrale op je eigen locatie had, is dat nu vaak al niet meer aan de orde. Met de introductie van VoIP-providers werd bellen via internet mogelijk. Tegenwoordig kun je zelfs bellen vanuit een e-mailadres, zonder telefoonnummer en zonder videobellen. Je kunt dit namelijk samenvoegen met je traditionele telefooncentrale en dat stelt je in staat om mobiele telefoonnummers te integreren in het communicatiesysteem. Maar bellen via Teams biedt nog tal van extra voordelen.

Videobellen via Teams versus Teams Telefonie

Misschien vraag je je nu af wat dan het verschil is tussen videobellen via Teams en Teams Telefonie. Met videobellen in Teams kun je realtime, visueel communiceren met collega's, klanten en leveranciers die ook met Teams werken. Teams Telefonie is een uitgebreidere oplossing en dient ter vervanging van de traditionele telefooncentrale. Hiermee kun iemand mobiel of via de vaste lijn bellen, zelfs als diegene geen Microsoft Teams heeft. Bovendien kun je videobellen binnen de licentie van bijvoorbeeld Microsoft 365 en is er voor Teams Telefonie vaak een extra licentie nodig.

Microsoft Teams Telefonie als vervanging van de (VoIP-)telefooncentrale?

De kwaliteit van gesprekken via Teams is uitstekend. Je kunt doorverbinden, statussen doorgeven (zoals "in een oproep", "beschikbaar" of "bezet"), en het systeem is geïntegreerd met je Outlook-agenda. De Teams-app biedt ook een mobiele oplossing zodat hybride werken nóg eenvoudiger wordt.

Verder kun je met de Teams-app naar andere Teams-gebruikers, mobiele telefoons, vaste lijnen en buiten je organisatie bellen. Aangezien de spraak wordt omgezet naar IP-data, heb je alleen nog maar een goede internetverbinding nodig om overal te kunnen bellen via Microsoft Teams. Microsoft Teams Telefonie is dus een uitstekende vervanging voor traditionele telefooncentrales of VoIP.

Belangrijkste voordelen van Microsoft Teams Telefonie

Bellen via Microsoft Teams biedt een breed scala aan mogelijkheden die de communicatie binnen je organisatie verbeteren en vereenvoudigen. Daarbij kun je denken aan:

Gespreksfuncties

  • Doorverbinden: je kunt eenvoudig oproepen doorverbinden naar een collega, zelfs wanneer je deelneemt aan een gesprek en het gesprek dus niet zelf hebt geïnitieerd.
  • Groepsgesprekken: met Teams kun je eenvoudig groepsgesprekken voeren. Vooraf, maar ook door extra deelnemers toe te voegen tijdens een gesprek.
  • Voicemail: Teams biedt een geïntegreerde voicemaildienst, waarbij voicemails naar je e-mail worden gestuurd als audiobestand.

Beschikbaarheid en status

Teams biedt de mogelijkheid om je beschikbaarheidsstatus in te stellen, zoals "beschikbaar", "bezet" of "afwezig". Deze status wordt automatisch bijgewerkt op basis van je Outlook-agenda, waardoor collega's altijd op de hoogte zijn van je beschikbaarheid.

Integratie met andere Microsoft 365-diensten

Teams is volledig geïntegreerd met andere Microsoft 365-diensten, zoals Outlook, SharePoint en OneDrive. Dit betekent dat je gemakkelijk bestanden en documenten kunt delen tijdens gesprekken en naadloos kunt overschakelen tussen verschillende communicatiekanalen, zoals chat, audio- en videogesprekken. Daarnaast zijn je medewerkers waarschijnlijk al gewend om via Teams te werken.

Hybride werken

Microsoft Teams Telefonie is perfect voor hybride werken, omdat het zowel op laptops als op mobiele apparaten werkt. Dit betekent dat je altijd en overal verbonden kunt zijn, ongeacht je locatie, zolang je maar een goede internetverbinding hebt.

Aangepaste achtergronden en ruisonderdrukking

Wanneer je videoconferenties houdt via Teams, kun je profiteren van aangepaste achtergronden om je thuiswerkplek te verbergen, maar ook geavanceerde ruisonderdrukking om achtergrondgeluiden tot een minimum te beperken.

Beveiliging en privacy

Microsoft Teams biedt geavanceerde beveiligingsfuncties om de privacy en veiligheid van jouw gesprekken te waarborgen. Alle communicatie binnen Teams is versleuteld, en je kunt gebruikmaken van de ingebouwde beveiligings- en compliance-functies van Microsoft 365.

Kostenbesparing

Bellen via internet is goedkoper dan traditioneel bellen. Dat geldt ook voor Teams Trunking. Hier zijn wel kosten aan verbonden, maar je kunt profiteren van besparingen op gesprekskosten. Zowel tussen medewerkers onderling (dit is namelijk gratis) als bij nationale en internationale gesprekken.

Teams Trunking

Teams Trunking maakt de verbinding tussen het openbare telefoonnetwerk en Microsoft Teams mogelijk. Zo kun je jouw bestaande telefoonnummers behouden en deze integreren in Teams. Daardoor kunnen medewerkers traditionele telefoongesprekken voeren via hun Teams-applicatie. Hierdoor wordt de functionaliteit van Teams uitgebreid tot een volwaardig telefoonsysteem en vervang je jouw traditionele telefooncentrale eenvoudig door een volledig geïntegreerde cloud-gebaseerde oplossing.

Implementatieproces van Teams Telefonie

De implementatie van bellen via Microsoft Teams is een gestructureerd proces dat je volledig aan kunt passen aan de specifieke behoeften en vereisten van jouw organisatie. De belangrijkste stappen in het implementatieproces zijn:

  1. Inventarisatie: de eerste stap is het uitvoeren van een grondige inventarisatie van de bestaande infrastructuur, internetverbindingen, licenties en huidige telefonie-oplossingen. Dit helpt om een duidelijk beeld te krijgen van wat er nodig is om Microsoft Teams Telefonie met succes te implementeren in jouw organisatie. Controleer ook of je netwerk voldoende bandbreedte heeft om spraakoproepen van hoge kwaliteit te ondersteunen. Dit kan betekenen dat je mogelijk je internetverbinding moet upgraden of redundantie moet toevoegen, zoals een 4G-back-upverbinding.
  2. Teams uitbreiden: als je Teams al gebruikt, moet je controleren of je organisatie over de juiste Microsoft 365-licenties beschikt om Teams Telefonie te gebruiken. Je hebt mogelijk extra licenties nodig, afhankelijk van de specifieke behoeften van jouw organisatie.
  3. Nummerportering: als je bestaande telefoonnummers wilt behouden en integreren in Microsoft Teams, moet je deze nummers porteren van je huidige provider naar de nieuwe oplossing. Dit proces kan enige tijd in beslag nemen en vergt enige coördinatie. Tijdens de inventarisatie bekijken we welke contracten er lopen en zorgen we voor nummerbehoud.
  4. Training en adoptie: zorg ervoor dat medewerkers goed zijn opgeleid in het gebruik van Microsoft Teams Telefonie. Hoewel veel mensen al bekend zijn met Microsoft Teams, kan extra training nodig zijn om ze vertrouwd te maken met de nieuwe telefoniefuncties. Het kan nuttig zijn om trainingssessies te organiseren of trainingsmateriaal beschikbaar te stellen om ervoor te zorgen dat je medewerkers bellen via Teams omarmen.

Volg je deze stappen? Dan kun je Microsoft Teams Telefonie met succes implementeren en profiteer je van de vele voordelen die deze geïntegreerde oplossing biedt op het gebied van communicatie en samenwerking.

Maak de overstap naar Microsoft Teams Telefonie

Microsoft Teams Telefonie biedt mkb-bedrijven een volwaardig alternatief voor traditionele telefonie. Met Teams Telefonie kun je kosten besparen, efficiënter communiceren en eenvoudig documenten delen. Bovendien is het systeem toekomstbestendig en eenvoudig te integreren met bestaande Microsoft-oplossingen. Door te kiezen voor bellen via Microsoft Teams, ben je verzekerd van een veilige en betrouwbare communicatieoplossing.

Ben jij klaar om de voordelen van Microsoft Teams Telefonie voor jouw organisatie te ontdekken? Neem gerust contact op met onze experts bij Hands on ICT. We helpen je graag om de overstap naar deze geïntegreerde oplossing zo soepel mogelijk te laten verlopen. Liever eerst meer lezen over onze dienstverlening rondom bellen via Microsoft Teams? Dat kan op onze YourCommunication-pagina.

Teams Bellen