AI gebruiken is voor veel organisaties niet meer nieuw. Medewerkers laten een tekst herschrijven, vatten documenten samen of gebruiken AI om sneller informatie te verwerken. Maar af en toe een prompt gebruiken is iets anders dan AI structureel onderdeel maken van het dagelijkse werk.
Daar ligt voor organisaties de volgende stap. Niet langer alleen kijken naar wat AI allemaal kan, maar bepalen waar AI daadwerkelijk waarde toevoegt, welke oplossing daarbij past en hoe je die veilig en verantwoord inzet. Hoe pak je dat aan?
Een veelgemaakte fout is om te beginnen bij de technologie: we hebben Copilot, wat kunnen we ermee?
Draai die vraag eens om. Kijk eerst naar de werkzaamheden binnen de organisatie. Waar besteden medewerkers veel tijd aan? Welke werkzaamheden keren regelmatig terug? Waar moet veel informatie worden verzameld, verwerkt of gestructureerd?
Denk bijvoorbeeld aan het samenvatten van vergaderingen, het voorbereiden van klantgesprekken, het structureren van actiepunten, het opstellen van eerste versies van teksten of het zoeken naar informatie in documenten.
Binnen Microsoft 365 kan Copilot daarbij aansluiten op applicaties die medewerkers al gebruiken, zoals Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint. Hierdoor kan AI onderdeel worden van de bestaande digitale werkplek in plaats van een losse tool ernaast.
Het doel hoeft daarbij niet te zijn om een complete taak over te nemen. AI kan juist waardevol zijn bij het voorbereidende werk, waarna een medewerker het resultaat controleert en verder uitwerkt.
Niet iedere taak die veel tijd kost, is automatisch geschikt om met AI te ondersteunen. Een goede AI-toepassing begint bij een duidelijk en controleerbaar vraagstuk. Je kunt bijvoorbeeld kijken of een werkzaamheid:
Een projectteam kan Copilot bijvoorbeeld gebruiken om na een Teams-overleg een eerste overzicht van besluiten en actiepunten te maken. De projectleider controleert vervolgens of alles correct en volledig is vastgelegd.
Zo ondersteunt AI een bestaande werkwijze, terwijl de medewerker verantwoordelijk blijft voor het uiteindelijke resultaat.
Tijdwinst is vaak het eerste voordeel dat wordt genoemd bij AI. Toch hoeft dat niet de enige reden te zijn om AI in te zetten.
AI kan ook helpen om grote hoeveelheden informatie sneller te verwerken, documenten consistenter op te bouwen of relevante kennis makkelijker toegankelijk te maken. Voor een medewerker kan de waarde dus ook zitten in minder handmatig zoekwerk of een beter startpunt voor een bepaalde taak.
Daarom is het belangrijk om vooraf een concreet doel te bepalen. Wil je sneller informatie vinden? Medewerkers ondersteunen bij terugkerende werkzaamheden? De kwaliteit van documenten verbeteren? Of bedrijfskennis toegankelijker maken?
Pas wanneer dat duidelijk is, kun je beoordelen of AI daadwerkelijk iets oplevert.
Niet iedere medewerker gebruikt AI op dezelfde manier. Een marketeer die dagelijks teksten en campagnes ontwikkelt, heeft andere behoeften dan iemand die AI incidenteel gebruikt om informatie samen te vatten.
De keuze voor een Microsoft Copilot-oplossing moet daarom aansluiten bij de daadwerkelijke toepassing. Kijk niet alleen naar het aantal gebruikers, maar ook naar de gewenste functionaliteiten, het gebruik van Microsoft 365 binnen de organisatie en de manier waarop medewerkers met informatie werken.
Een organisatie hoeft bovendien niet direct overal tegelijk te beginnen. Door eerst met duidelijke toepassingen te starten, kun je ontdekken waar Copilot in de praktijk de meeste waarde toevoegt. Vanuit daar kan het gebruik gecontroleerd worden uitgebreid.
Zodra medewerkers AI zakelijk gebruiken, wordt ook de vraag belangrijk wat er gebeurt met de informatie die zij invoeren.
Bedrijfsgegevens, interne documenten, persoonsgegevens of klantinformatie wil je niet zomaar binnen een persoonlijk AI-account verwerken. Daarom is de omgeving waarin AI wordt gebruikt minstens zo belangrijk als de mogelijkheden van de AI-tool zelf.
Voor organisaties die al met Microsoft 365 werken, heeft Microsoft Copilot hierin een belangrijk voordeel. Copilot kan aansluiten op de bestaande Microsoft 365-omgeving, waarbij bestaande gebruikersrechten leidend blijven. Een gebruiker krijgt via Copilot dus niet automatisch toegang tot informatie waarvoor diegene geen rechten heeft.
Microsoft geeft daarnaast aan dat prompts, antwoorden en gegevens die via Microsoft Graph worden gebruikt niet worden ingezet om de onderliggende foundation-modellen te trainen. Voor EU-gebruikers valt Microsoft Copilot bovendien onder de Microsoft EU Data Boundary.
Wil je uitgebreider weten hoe Microsoft Copilot hierin verschilt van andere AI-tools? Lees dan ook onze blog ChatGPT vs Gemini vs Claude vs Microsoft Copilot: welke AI past bij jouw organisatie? Daar vergelijken we de verschillende oplossingen onder andere op veiligheid, data en integratie.
Dat maakt Copilot een logische keuze wanneer een organisatie al sterk op Microsoft 365 is ingericht. Maar dat betekent niet dat Copilot na het activeren van een licentie automatisch veilig is.
Als documenten bijvoorbeeld te breed toegankelijk zijn binnen SharePoint, kan Copilot gebruikmaken van die bestaande toegang. Daarom moeten ook toegangsrechten, governance, informatiemanagement en security op orde zijn.
Een technisch goed ingerichte AI-oplossing levert weinig op wanneer medewerkers niet weten hoe ze deze in hun dagelijkse werk kunnen gebruiken. Alleen uitleggen hoe je een goede prompt schrijft, is daarom niet genoeg. Medewerkers moeten vooral voorbeelden krijgen die passen bij hun werkzaamheden.
Voor een marketeer zijn andere toepassingen interessant dan voor een projectleider, financieel medewerker of servicedeskmedewerker. Door per team te kijken naar terugkerende werkzaamheden, wordt AI een stuk concreter.
Daar hoort ook bij dat medewerkers leren om kritisch naar resultaten te kijken. AI kan immers een overtuigend antwoord geven dat niet volledig of correct is. Hoe groter de gevolgen van een fout, hoe belangrijker menselijke controle wordt.
AI ondersteunt het werk, maar de medewerker blijft verantwoordelijk voor het resultaat.
Wanneer een toepassing goed werkt, is het belangrijk om deze niet bij één enthousiaste medewerker te laten liggen. Leg bijvoorbeeld een goede prompt, werkwijze of controlelijst vast en deel deze met collega’s. Daardoor kunnen meer medewerkers AI op een vergelijkbare manier gebruiken en ontstaat er stap voor stap een vaste werkwijze.
Blijf vervolgens kijken naar het gebruik. Levert de toepassing daadwerkelijk iets op? Zijn resultaten betrouwbaar? Waar lopen medewerkers tegenaan? En zijn er nieuwe werkzaamheden waarbij AI kan ondersteunen?
Zo groeit AI mee met de organisatie, in plaats van dat het bij losse experimenten blijft.
Een praktische start hoeft niet ingewikkeld te zijn. Begin met het in kaart brengen van terugkerende en informatie-intensieve werkzaamheden. Kies vervolgens een aantal concrete toepassingen waarvan het resultaat goed te controleren is.
Bekijk daarnaast of de Microsoft 365-omgeving klaar is voor AI. Denk daarbij aan toegangsrechten, data, security en governance. Kies vervolgens een passende Copilot-oplossing en zorg dat medewerkers begrijpen hoe zij deze veilig en effectief kunnen gebruiken.
Daarna begint misschien wel het belangrijkste onderdeel: evalueren wat daadwerkelijk werkt en daarop verder bouwen.
Microsoft Copilot implementeren draait uiteindelijk om meer dan een licentie activeren. De technologie moet aansluiten op het werk van medewerkers, de Microsoft 365-omgeving moet goed zijn ingericht en gebruikers moeten begrijpen waar AI hen daadwerkelijk kan ondersteunen.
Wij helpen organisaties tijdens dit traject. Van het beoordelen van de Microsoft 365-omgeving en het kiezen van de juiste Copilot-oplossing tot security, implementatie, adoptie, training, support en beheer. Zo wordt Copilot geen losse AI-tool, maar een veilig en praktisch onderdeel van de digitale werkplek.
Experimenteert jouw organisatie al met AI, maar wil je de stap maken naar structureel en veilig gebruik? Wij helpen je om te bepalen waar Microsoft Copilot waarde kan toevoegen en wat daarvoor nodig is binnen jouw Microsoft 365-omgeving.
