De invloed van Artificial Intelligence (AI) op de IT-wereld groeit enorm dankzij de snelle ontwikkelingen. Ook in gegevensbeheer en compliance voor bedrijven speelt AI een steeds grotere rol, bijvoorbeeld door de toenemende inzet van Microsoft Copilot. Deze slimme AI-assistent maakt je werk op allerlei vlakken veel makkelijker. Hoe zet je deze in? Wat levert het je op? En waarmee moet je als IT-afdeling rekening houden wanneer je aan de slag gaat met AI? Je leest het in dit blog.
De bekendste vorm van AI is de zogenaamde ‘generative AI’: AI-tools die bijvoorbeeld teksten genereren, visuals en video’s maken of code schrijven. Maar met AI is nog veel meer mogelijk, onder andere op de volgende gebieden:
Sneller, slimmer en productiever werken; dat beloven alle AI-tools. Ze maken je werk leuker doordat je minder tijd kwijt bent met handmatige werkzaamheden of zoeken naar informatie. Het risico op fouten wordt lager en je datakwaliteit hoger. Bovendien helpen AI-workflows je gegevens gestructureerd te beheren en verbeteren ze je compliance.
Door geavanceerde taalmodellen kan AI steeds beter communiceren met mensen. De volgende stap is om AI te verbinden met externe datasources, bijvoorbeeld ticketingsystemen, zodat je AI vragen kunt stellen over bepaalde issues.
Digitale collega’s die taken van jou overnemen en zelfstandig uitvoeren; met de opkomst van Copilot wordt het werkelijkheid. Copilot is een geavanceerde, zelflerende AI-assistent die bijvoorbeeld code schrijft voor developers of binnen Office-omgevingen helpt met taken als documenten analyseren, samenvattingen opstellen, draaitabellen maken of zelfs suggesties doen voor verbeteringen.
2024 is het jaar waarin Microsoft haar Copilot beschikbaar stelt voor een breder publiek. Het voordeel van Microsoft Copilot is dat deze volledig binnen de Microsoft-tenant van jouw organisatie draait, en dus ook alleen werkt met de informatie die daar te vinden is. Tools als ChatGPT en Google Bard verzamelen ook razendsnel informatie voor je, maar bij deze tools weet je nooit precies waar het vandaan komt en hoe betrouwbaar de informatie is.
Zet je AI in binnen je organisatie? Dan omvat de voorbereiding meer dan alleen het aankopen en inrichten van de AI-producten binnen je IT-infrastructuur. Goed gegevensbeheer is belangrijker dan ooit. Want AI komt in al je documentatie.
Bij cloudomgevingen is het cruciaal om elke gebruiker de minimaal benodigde toegangsrechten te geven voor elke rol, volgens het Zero Trust principe van Microsoft. Bij gebruik van AI zoals Copilot is het nog belangrijker om de juiste toegangsrechten van gebruikers mee te geven. Copilot heeft standaard namelijk toegang tot de volledige back-end en kan dus in principe alles vinden en weergeven. Zo ook het salaris van de directeur dat ergens in een mailtje, een SharePoint document of Teams chat staat. Als de juiste prompt in Copilot wordt opgegeven, zoekt deze in alle documenten en Microsoft tools zoals SharePoint, Outlook en Teams naar het juiste antwoord. Als de gebruiker géén recht heeft op deze informatie maar dat is niet correct ingesteld in het gebruikersbeheer, dan krijgen ze deze data wel te zien.
Heb je je toegangsrechten goed ingericht voor gebruik van Copilot of een andere AI-tool? Blijf dit dan periodiek controleren. Binnen je organisatie zijn er waarschijnlijk regelmatig mutaties zoals promoties of herinrichting van teams. Hierdoor verzeker je jezelf ervan dat je toegangsbeheer actueel blijft en je gebruikers niet ongeoorloofd toegang krijgen tot informatie.
Je werkprocessen verbeteren met behulp AI betekent eerst goed kijken naar je security, governance en informatiebeveiliging. En nadenken over je documentenbeheer, zodat je AI-tools toegang kan geven tot de juiste broninformatie. Ons advies? Begin met een kleine groep key users. Zet AI-functies niet in één keer aan voor iedereen, want dan is het risico groot dat mensen informatie zien die niet voor hen bestemd is . Andere aandachtspunten voor een optimale inzet van AI zijn onder meer de applicatievereisten, instellingen, compatibiliteit van je handtekeningensoftware en het goed afschermen van privacygevoelige informatie.
Blijf ook continu investeren in AI-gestuurde oplossingen voor gegevensbeheer en compliance. Alleen zo blijf je bij met nieuwe ontwikkelingen en veranderende wetgeving.
Het goed inrichten van je gebruikersbeheer en IT security is vandaag belangrijker dan ooit. Met YourSecurity bieden wij een scala aan diensten en producten om ervoor te zorgen dat je altijd en overal veilig aan het werk bent en dat je waardevolle bedrijfsdata goed geborgd is. Vraag bij onze collega's een gesprek aan om te kijken hoe we jouw organisatie hebt beste kunnen helpen.
Heb je interesse in het toepassen van Copilot binnen je organisatie om maximale productiviteit te ontgrendelen? Neem dan contact met ons op om Copilot licenties aan te schaffen en in te richten. We helpen hier graag bij. Interesse? Neem contact op via sales@handsonict.nl of T. +31(0)88 - 181 1300.
