Je bent erover uit: je wilt met Microsoft Office, Teams en SharePoint aan de slag en dit professioneel aanpakken. Hiervoor heb je de juiste licenties nodig. Of misschien heb je al verschillende Microsoft-licenties en vraag je je af of je nog wel de juiste hebt. Alleen duizelt het je van alle opties: Office 365 Enterprise, Microsoft 365 Business, Microsoft 365 Enterprise en daaronder vallen ook weer verschillende mogelijkheden. Kortom, het is niet moeilijk om te verdwalen in het licentie-landschap van Microsoft. Daarom scheppen we met deze blog meer duidelijkheid, zodat jij de juiste keuzes kunt maken.
Op het moment van schrijven zien de kosten van twee gangbare types licenties voor bedrijven er als volgt uit:
Je kunt je voorstellen dat je maandelijkse licentiekosten oplopen als je alleen maar E3-licenties hebt. Maar hebben al jouw medewerkers deze licentie wel nodig? In het begin wás er alleen de E3-licentie, maar later kwam Business Premium op de markt. We hebben toen met klanten goed gekeken naar wat ze daadwerkelijk aan functionaliteiten nodig hebben en dat heeft hen een hoop kosten bespaard. Wellicht dat dit ook voor jouw organisatie opgaat? Het is de moeite waard om hier onderzoek naar te doen.
Onderzoek dus wie welke functionaliteiten nodig heeft. Daarna kun je dieper in de mogelijkheden duiken. Dat kan soms puzzelen zijn. Dit zijn bijvoorbeeld afwegingen die je moet maken, omdat ze gevolgen hebben voor je licentiekosten:
Er bestaat dus geen one-size-fits-all-oplossing, daarom is het belangrijk om te bepalen wat 'must haves' en 'nice to haves' zijn voor jouw bedrijf.
Het is gelukkig mogelijk om verschillende licenties te combineren. Om de behoeften van jouw medewerkers en organisatie in kaart te brengen, gaan we met je in gesprek over:
Er zijn allerlei factoren die het niveau van je beveiliging bepalen. Werken medewerkers veel vanuit huis? Verwerken jullie gevoelige persoonsgegevens? Heb je te maken met IP? Dit is één uitgangspunt voor het kiezen van de juiste licentie. Het gebruik van Azure Virtual Desktop is een tweede, aangezien je hier dus per gebruiker een Windows 11-licentie nodig hebt.
Verder voeren we e en persona-onderzoek uit om te begrijpen wat medewerkers dagelijks doen. Gebruiken ze voornamelijk een telefoon, laptop of desktop? Werken ze veel buiten de deur of op kantoor? En welke applicaties gebruiken ze allemaal? Neem bijvoorbeeld een financieel medewerker, die voornamelijk gebruikmaakt van het Office-pakket op zijn of haar laptop en SharePoint, Teams en OneDrive. Of juist een monteur die veel onderweg is en enkel zijn mail of Word Online nodig heeft. Voor deze verschillende behoeften schaf je dus ook verschillende type licenties aan.
Zo kun je een mix van Microsoft 365 Business Basic-, Business Premium- en E3-licenties aanschaffen. Je kunt dus gewoon diverse Microsoft-licenties door elkaar heen gebruiken. Wat wel belangrijk is om te weten: kies je bijvoorbeeld voor de Business Premium-licentie, dan kun je maximaal 300 licenties aanschaffen. Voor extra licenties bovenop de 300 Business Premium-licenties moet je een ander type licentie kiezen, zoals E3.
Sinds vorig jaar biedt Microsoft non-profitorganisaties, zoals zorgorganisaties, een flinke korting op licenties. Je krijgt daarbij dezelfde functionaliteiten als bedrijven die de reguliere tarieven betalen. Daarbovenop krijg je ook nog eens een ‘Azure-tegoed' van $ 3.500,- per jaar. Hiervoor moet je wel de status van non-profitorganisatie krijgen en aan bepaalde voorwaarden voldoen.
De aanvraag kan nogal overweldigend zijn, je krijgt bijvoorbeeld vragen over je jaaromzet, doelstellingen en hoe je ICT-omgeving eruitziet. Wij hebben al voor verschillende zorginstellingen deze aanvraag verzorgd. Dus wil je als non-profitorganisatie ook graag deze status en de bijbehorende korting krijgen? We helpen je graag verder.
Microsoft biedt een aanvullende licentie met diverse functionaliteiten om de te waarborgen: EMS Enterprise Mobility + Security (E3 en E5). Met deze licentie krijg je tools als multifactorauthenticatie (MFA) en Single Sign-On (SSO) voor andere SaaS-applicaties. De Identity Manager helpt bij het verifiëren of gebruikers daadwerkelijk zijn wie ze beweren te zijn en Conditional Access maakt het mogelijk om beleid op te stellen dat bepaalt of iemand toegang krijgt tot de bedrijfsomgeving.
Verder biedt EMS diverse tools om analyses uit te voeren op de werkplek, zoals het controleren of de virusscanner en andere beveiligingsaspecten up-to-date zijn. Door gebruik te maken van deze EMS-functionaliteiten, zorg je voor een veiligere en beter beschermde organisatie.
Heb je hulp nodig bij de inzet van deze security tooling of wil je gewaarborgd zijn van een veilige omgeving voor je organisatie? Kijk dan naar de mogelijkheden van onze YourSecurity-dienstverlening.
Microsoft biedt bedrijven verschillende betaalopties waarvoor uiteenlopende tarieven gelden:
Met een maandabonnement kun je maandelijks het aantal licenties eenvoudig op- en afschalen, terwijl dit bij een jaarcontract niet mogelijk is. Zo kun je onder andere gemakkelijk anticiperen op de groei of krimp van je medewerkersbestand. Heb je een jaarabonnement, dan zijn de licenties overdraagbaar. Wanneer een medewerker het bedrijf verlaat en de volgende maand iemand anders in dienst komt, is het mogelijk om de bestaande licentie over te dragen aan de nieuwe medewerker.
Het is goed om te weten dat wanneer een licentie niet wordt gekoppeld aan een andere gebruiker, Microsoft alle gegevens standaard na 30 dagen verwijdert. Tot slot kun je in het Admin Center eenvoudig zien welke licenties je hebt en welke daarvan nog niet zijn toegewezen aan een gebruiker. Dit maakt het beheren en toewijzen van licenties binnen jouw organisatie een stuk eenvoudiger en overzichtelijker.
Het kiezen van de juiste Microsoft-licenties bespaart kosten en is belangrijk om bedrijfsgegevens op de juiste manier te beveiligen. Onderzoek daarom eerst welke functionaliteiten er allemaal nodig zijn voor jouw bedrijf en medewerkers en welke beveiligingsmaatregelen zijn vereist. Bekijk daarna pas de verschillende licentieopties en de bijbehorende tarieven.
Weet je niet of je over de juiste licenties beschikt? Of wil je de beveiliging van je bedrijfsomgeving opschalen? We kijken graag met je mee en helpen je bij het bepalen van de meest geschikte licenties voor jouw bedrijf. Neem contact op met Marijn van Bokhoven via 088 - 181 1300 of m.vanbokhoven@handsonict.nl.
Wil je weten wat de moderne werkplek voor jouw organisatie kan betekenen? Download dan nu ons leaflet 'De moderne werkplek met Microsoft 365' voor meer informatie.
