Het belang van feilloze ICT

Hoe ICT de risico's op het stilvallen van je handelsonderneming verkleint

LP coverimage A_met button_Handel Klanten verwachten snelle levering en een persoonlijke benadering van handelsondernemingen. Concurrentie is hoog en marges zijn klein. Goede ICT is essentieel om aan klantbehoeften te voldoen en bedrijfscontinuïteit te waarborgen. ICT-problemen kunnen de handel stilleggen, dus het is belangrijk om deze te voorkomen. Een stabiele ICT-infrastructuur is cruciaal voor het succes en de groei van handelsondernemingen in een uitdagende markt.

Download hier de volledige whitepaper

8 risico's die impact hebben op je handelsprocessen

Risico 1: Complexiteit van ICT
Naarmate de organisatie groeit, wordt de ICT-complexiteit groter en breidt het ICT-landschap zich uit. Naast financiële en logistieke systemen zijn er ook webshops, moderne werkplekken en applicaties voor voorraadbeheer en HRM nodig. Het beheer en onderhoud van deze systemen worden steeds complexer. Het is een uitdaging om het overzicht te behouden en te regelen wie de back-ups, support en updates verzorgt. Met de groei van de organisatie worden de taken van de ICT-afdeling uitgebreider en complexer, waardoor uitstel of werkdruk problemen kunnen veroorzaken.

Risico 2: Downtime
Als een kassasysteem uitvalt of de webshop niet bereikbaar is, kan dit omzetverlies veroorzaken. Elke minuut downtime betekent potentieel verlies van transacties en niet-verwerkte orders. Dit maakt handelsorganisaties bezorgd over het functioneren van hun ICT-systemen, wat begrijpelijk is.

Risico 3: Cyberaanval
Als handelsorganisatie verwerk je grote hoeveelheden gegevens, waaronder persoonlijke informatie van klanten. Het is essentieel om een betrouwbare ICT-infrastructuur te hebben om deze informatie veilig te verwerken en op te slaan, omdat handelsbedrijven ook doelwitten zijn voor cybercriminelen. Voorbeelden hiervan zijn De Mandemakers Groep (DMG) en MediaMarkt, die het afgelopen jaar werden getroffen door een cyberaanval. Een datalek kan niet alleen leiden tot boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens, maar ook tot ernstige imagoschade. Door te investeren in moderne systemen, applicaties, monitoring, beheer en cybersecurity, kan de kans op datalekken worden verkleind en kan de bedrijfscontinuïteit worden gewaarborgd. Het is ook belangrijk om medewerkers bewust te maken van hun rol in de beveiliging van systemen door aanvullende trainingen aan te bieden.

Risico 4: Verminderde performance
Het kan voorkomen dat systemen, applicaties, laptops of tablets niet optimaal presteren, wat de efficiëntie belemmert. Herhaaldelijk opstarten van laptops of applicaties en vastlopende printers vermindert de productiviteit van medewerkers. Deze tijdverspilling resulteert in aanzienlijke kosten voor de organisatie.

Risico 5: Piekmomenten
Handelsbedrijven ervaren drukke periodes, zoals de feestdagen en Black Friday, evenals pieken door marketingcampagnes. Deze momenten belasten niet alleen de inkoop, verkoop, webshop en kassasystemen, maar de hele bedrijfsvoering. Het komt vaak voor dat systemen uitvallen tijdens deze piekmomenten omdat servers overbelast zijn en de data niet adequaat kunnen verwerken. Is jouw ICT-omgeving klaar om te kunnen schalen bij piekmomenten en een groeiende vraag? Denk bijvoorbeeld aan je systemen voor orderverwerking, de boekhouding en magazijnbeheer. Kan je server het aan wanneer er ineens veel meer gebruikers zijn dan normaal? Bij piekmomenten wil je voorkomen dat applicaties een bottleneck zijn, want wanneer de klantbeleving tegenvalt heeft dat weer impact op retentiecijfers.

Risico 6: Brand en andere calamiteiten
Naast brand vormen ook menselijke fouten, hardwarestoringen en cyberaanvallen bedreigingen voor handelsbedrijven. Deze gebeurtenissen hebben grote impact op handelsstromen, los van mogelijke slachtoffers. Daarom is het cruciaal om niet alleen brandveiligheid te waarborgen, maar ook om ICT-systemen en data goed te beschermen. Veilige back-ups en een disaster recovery plan zijn essentieel om de impact van brand en andere calamiteiten te minimaliseren.

Risico 7: Problemen bij Just-in-Time levering
Voor Just-in-Time (JIT) levering is nauwkeurige coördinatie tussen alle schakels van het verkoop- en distributieproces cruciaal om snelle leveringen te garanderen. Echter, als een van de bovengenoemde risico's optreedt, kan dit het hele bezorgproces verstoren. Een verouderde, complexe of niet-geïntegreerde ICT-infrastructuur brengt risico's met zich mee voor JIT-leveringen.

Risico 8: Inefficiënt retourproces
Na levering van producten is het verwerken van retouren belangrijk maar onvermijdelijk. Een efficiënt retourproces, ondersteund door ICT, bespaart tijd en geld. Bovendien spenderen tevreden klanten gemiddeld 31% meer per aankoop, wat klantbehoud essentieel maakt. Zorg ervoor dat je ICT-infrastructuur alle relevante systemen en applicaties integreert voor het retourproces, waardoor automatische terugbetalingen en voorraadupdates mogelijk zijn.

Whitepaper

Lees onze whitepaper

Open nu onze whitepaper ''Hoe ICT de risico's op het stilvallen van je handelsonderneming verkleint''.

Open hier de whitepaper

Zo minimaliseer je de risico's

Richt ICT slim in om kosten te verlagen

Het gebruik van applicaties en systemen veroorzaakt kosten, inclusief back-ups, onderhoud, beheer en performance, wat de marge aantast. Vaak heeft een handelsorganisatie een uitgebreid ICT-landschap, dus het is belangrijk om kritisch te bepalen wat echt nodig is. Een ICT-partner kan helpen bij het analyseren van licenties, applicaties, oplossingen, devices en workspaces. Focus op doelen en optimaliseer het ICT-landschap om kosten te verlagen en marges te verhogen.

Vervang gerust je hardware of software

Bij haperende systemen, trage laptops of tablets, of onveilige applicaties is het essentieel om ze te vernieuwen. Dit kan spannend zijn vanwege de impact op handelsstromen, maar het vermijden ervan brengt risico's met zich mee op het gebied van beveiliging en betrouwbaarheid. Een goed plan met duidelijke doelen, prioriteiten, passende ICT en risicoanalyse minimaliseert downtime en zorgt voor een succesvolle vernieuwing van hardware en software zonder grote verstoring van bedrijfsactiviteiten.

Zorg voor geplande downtime

Is het echt noodzakelijk om al je applicaties en systemen continu te laten draaien? Terwijl het logisch is om de webshop 24/7 toegankelijk te houden, kun je overwegen om systemen en applicaties uit te schakelen wanneer je administratief personeel niet aan het werk is. Geplande downtime optimaliseert het gebruik van ICT-resources en resulteert in kostenbesparingen.

Migreer (gedeeltelijk) naar de cloud

Met de opkomst van de cloud is het cruciaal dat alle gegevens gemakkelijk toegankelijk zijn, waardoor efficiënter werken mogelijk wordt. De overstap naar de cloud impliceert ook veranderingen in ICT-werkzaamheden, zoals automatische updates en patches. Hierdoor werkt iedereen altijd met de laatste softwareversie, wat ICT-personeel veel werk bespaart, zelfs in hybride omgevingen. Een cloud-omgeving kan tot 20% besparen op ICT-kosten voor elk handelsbedrijf.

Zorg voor een schaalbare ICT-omgeving ICT ondersteunt altijd het primaire proces. In de cloud profiteer je van schaalbaarheid; bijvoorbeeld, bij piekmomenten zoals campagnes of feestdagen, kun je extra servercapaciteit inplannen en later weer afschalen, wat kosten efficiënt is omdat je alleen betaalt voor wat je gebruikt. Als bepaalde kernsystemen nog lokaal werken of als je nog in lokale infrastructuur hebt geïnvesteerd, kan een volledige overstap naar de cloud nog niet haalbaar zijn. In dit geval kan Microsoft's Azure Stack HCI een oplossing zijn om on-premise activiteiten te integreren met de Azure-cloud, waardoor het beheer van een hybride infrastructuur efficiënter wordt en beter schaalbaar is voor piekmomenten.

Krijg inzicht in data Het monitoren van winstdoelen en het bijsturen van bedrijfsdoelen vereist grip op marges en het gebruik van data speelt hierbij een cruciale rol. Handelsondernemingen hebben toegang tot diverse data, zoals verkoopcijfers, meest verkochte producten en servergebruik, die waardevolle inzichten kunnen bieden. Door deze data samen te brengen, te visualiseren en te analyseren, kunnen slimme aanpassingen worden gedaan in productaanbod, marketingstrategieën of ICT-omgevingen om kosten te besparen en de omzet te verhogen. Het Power BI-platform van Microsoft kan hierbij ondersteunen door het koppelen van diverse databronnen en het inzichtelijk maken van grote hoeveelheden data, waardoor betere strategische keuzes mogelijk worden en processen efficiënter verlopen.

Houd een disaster recovery plan en back-ups achter de hand Voorbereiding op risico's omvat het opstellen van een disaster recovery plan en het maken van back-ups van data. Dit plan omvat procedures om de handel snel te herstellen na een incident en de impact op processen te minimaliseren. Het regelmatig testen van plannen en procedures is essentieel om bedrijfsgegevens te beschermen en de continuïteit van de handel te waarborgen in geval van onverwachte gebeurtenissen.

Besteed ICT-werkzaamheden uit Je kunt ervoor kiezen om een omvangrijke ICT-afdeling op te zetten om het risico op bedrijfsonderbreking te minimaliseren. Maar overweeg ook of het uitbesteden van (een deel van) je ICT-werkzaamheden, zoals eerstelijns- en tweedelijnssupport, voordelig is voor je handelsbedrijf. Het beheren en onderhouden van een complex ICT-landschap is namelijk een grote taak, vooral nu er een tekort is aan geschoolde ICT-professionals. Jouw ICT-partner kan ondersteuning bieden bij technische problemen, waardoor je interne ICT-afdeling zich kan richten op strategische waarde voor de organisatie. Daarnaast denkt een ICT-partner mee over procesoptimalisatie, security en beheer. Je kunt zelf bepalen welk niveau van ondersteuning je nodig hebt, of het nu gaat om volledige ontzorging of 24/7 ondersteuning. De voordelen van samenwerken met een ICT-partner zijn onder andere een up-to-date ICT-omgeving, minder verstoringen, toegang tot relevante trends en ontwikkelingen, zekerheid van personeelsbeschikbaarheid en gebruik van best practices uit verschillende sectoren. Dit stelt je in staat om je te concentreren op kerntaken en innovatie, waardoor je een meer regisserende rol kunt aannemen binnen je bedrijf.

Waarde van ICT

ICT: een dure kostenpost of levert het je ook wat op?

Met marges onder druk is het cruciaal om te evalueren hoe middelen worden ingezet, inclusief ICT. Het optimaliseren van ICT-resources kan aanzienlijke voordelen opleveren, ondanks dat ICT vaak wordt gezien als een kostbare last. Technologie speelt een vitale rol in handelsondernemingen, wat leidt tot verbeterde efficiëntie en geoptimaliseerde processen. Dit resulteert uiteindelijk in hogere omzet of lagere kosten, wat leidt tot verbeterde marges. We kunnen laten zien hoe je de ROI van ICT-uitgaven kunt berekenen en de mogelijke kosten van het niet investeren in ICT.

Dus dat is het geld zeker waard. Bovendien is goed ICT-personeel lastig te krijgen, het is echt een werknemersmarkt geworden. Wanneer je dan zorgt voor een lagere administratieve last en moderne, efficiënte werkplekken faciliteert, hebben medewerkers meer plezier in hun dagelijkse werk. Ons
uitgangspunt voor een positieve ROI is in ieder geval dat je een investering in nieuwe technologie binnen een realistische termijn hebt terugverdiend. Wij ervaren dat dit meestal tussen de 9 en 12 maanden ligt.

Wat kost het als je niet investeert in ICT?

Klanten eisen steeds meer snelheid en extreme klantgerichtheid. Wanneer je processen niet digitaliseert, automatiseert en optimaliseert, is het lastig om hieraan tegemoet te komen. Als je nog aarzelt om te investeren in nieuwe technologie vanwege de kosten die hieraan verbonden zijn, is het slim om niet alleen te onderzoeken wat het je oplevert, maar ook wat het je kost als je niet investeert. Denk aan:

De grote, terugkerende investeringen wanneer je
nog met on-premise servers werkt.
De (hogere) kosten voor de opslag van je
bestanden.
Data die niet (goed) is geïntegreerd, waardoor
een compleet beeld van je gegevens ontbreekt.
De performance van oudere systemen die soms
te wensen overlaat, wat vertraging kan opleveren
in het proces met als gevolg dat klanten langer
op hun spullen moeten wachten.
Medewerkers die gefrustreerd kunnen raken
van trage systemen en daardoor ook minder
productief zijn.
Een verouderd ICT-landschap die kwetsbaarder
is op beveiligingsgebied dan een omgeving die
helemaal up-to-date is.
De kosten door een datalek en de daarbij
behorende imagoschade
En de hamvraag: ben je met je huidige applicaties,
systemen en hardware voorbereid op toekomstige
groei?

Bekijk bij het bepalen van je businesscase in ieder geval de huidige situatie, maar ook jullie ambities en technologische en maatschappelijke ontwikkelingen om te bepalen of het de investering waard is.

Betrouwbare ICT verkleint de risico’sop het stilvallen van handel

Goede ICT ondersteunt handelsondernemingen bij het voldoen aan klantwensen, het soepel laten verlopen
van processen en het waarborgen van de bedrijfscontinuïteit. Maar er bestaan altijd risico’s die grote
impact hebben op je handelsprocessen. Gelukkig zijn er verschillende stappen te nemen om je hier zo goed
mogelijk op voor te bereiden. Zo minimaliseer je de gevolgen en maak je efficiënter gebruik van je ICTresources. Dat doe je door:

1. Inzicht in risico’s te krijgen.
2. De impactgebieden te bepalen.
3. Vast te stellen wat voor jouw handelsonderneming een acceptabel risico is.
4. Te kijken wat er nodig is aan ICT-capaciteit.
5. Het kostenplaatje te maken en een vervolgplan op te stellen.
6. Het uitrollen van de gewenste ICT-infrastructuur.

Alle kleine beetjes helpen om te besparen op kosten of om je omzet te verhogen, waardoor je marges kunt
vergroten. Wat je verder zult ervaren, is dat naarmate je handelsonderneming groeit, ook de complexiteit
van je ICT toeneemt. Het kan dan prettig zijn om extra ondersteuning van een ervaren ICT-partner te krijgen
wanneer er bijvoorbeeld incidenten zijn of als de performance te wensen overlaat.
Het uitgangspunt is in ieder geval dat je ICT-omgeving stabiel draait, veilig en flexibel is, en dat applicaties
lekker snel werken. Ook, en misschien wel juist, bij bedrijven met complexe ERP- en andere kernsystemen.
Dat zorgt ervoor dat je handelsonderneming wendbaar en toekomstbestendig is én blijft

Onze IT Security diensten

Hier kunnen we je nog meer mee helpen

Klik hier voor meer Security diensten

Hulp nodig?

Meer vragen over het belang van ICT?

Vul het formulier hiernaast in en plan een afspraak.