EHV is onze kennispartner als het gaat om de combinatie van data, inzichten en technologie. Daarom vroegen we Cas Floris, strategisch adviseur bij EHV, hoe je met gebruik van data tot concrete inzichten komt, wat het gebruik van data de corporaties en hun huurders oplevert en wat data in de toekomst voor hen kan betekenen.

In 3 stappen van data tot inzicht

Om te kunnen sturen op maatschappelijke en financiële prestaties én strategische beslissingen te nemen, is actuele en betrouwbare informatie nodig. Woningcorporaties werken met kernapplicaties (het ERP) waarin de basisadministratie wordt bijgehouden: NAW-gegevens, financiële informatie en een meerjarenonderhoudsplan (MJOP). Maar ze gebruiken ook andere systemen, bijvoorbeeld voor de inkoop van externe diensten. Dat levert een complex IT-landschap op met informatiesilo's. Maar hoe kom je als woningcorporatie van een ongestructureerde zee van data tot concrete inzichten?

Stap 1: data samenbrengen

Om de juiste inzichten te verkrijgen, haal je al die informatie uit de silo's en breng je de gegevens samen in een geconsolideerde database. Daarbij is het van belang dat de gegevens worden genormaliseerd en gestandaardiseerd. Voer namen, adressen en woonplaatsen op een uniforme manier in, want de kwaliteit van de output is volledig afhankelijk van de invoer van data.

Stap 2: gegevens combineren

Combineer vervolgens alle NAW-gegevens met bijvoorbeeld de juiste ID-nummers van cv-ketels en zonnepanelen en zorg voor een 360 gradenbeeld van de bewoners. Op die manier wordt duidelijk of de benodigde gegevens compleet zijn, of er klachten zijn, of er regelmatig problemen zijn met bijvoorbeeld de cv-ketel, hoeveel de zonnepanelen opleveren en wanneer de teruggeleverde stroom wordt verrekend.

Stap 3: data visualiseren

Maak data leesbaar door ze te visualiseren in grafieken, diagrammen of kaarten. Hiervoor zijn diverse Business Intelligence (BI) tools beschikbaar, maar Microsoft Power BI is een absolute leider vergeleken met andere Analytics en Business Intelligence Platforms. Power BI is een intuïtieve en gebruiksvriendelijke tool, waardoor medewerkers eenvoudig zelf hun dashboards kunnen creëren. Traditioneel is stuurinformatie vooral financieel gedreven en gericht op het management, maar door data op een interactieve manier te visualiseren, maak je data toegankelijk voor alle medewerkers binnen een woningcorporatie.

Met de juiste inzichten is het mogelijk om datagedreven besluiten te nemen. Het wordt ook mogelijk om van reactief naar proactief handelen te gaan: denk maar eens aan een de cv-ketel. In een datagedreven woning meldt de cv-ketel zichzelf voor een onderhoudsbeurt of defect. Hierdoor zou een melding bij de servicedesk, het inschakelen van de onderhoudsmonteur en inplannen van een afspraak allemaal automatisch kunnen plaatsvinden.

Bruikbare inzichten: wat levert het woningcorporaties op?

Vanuit verschillende applicaties en systemen uit het IT-landschap worden relevante gegevens samengebracht in een overzichtelijk dashboard. Op die manier beschikken woningcorporaties over gestructureerde, real-time data. En wanneer corporaties slim gebruikmaken van alle data die ze hebben, profiteren niet alleen zij, maar ook de bewoners hiervan. Bewoners worden namelijk compleet ontzorgd. Wanneer een cv-ketel tijdig aanduidt dat er onderhoud nodig is, heeft de bewoner geen last van een koude douche of onverwarmde woning. Door proactief onderhoud en efficiënter gebruik, worden er uiteindelijk ook kosten bespaard.

Aan de andere kant worden corporaties zich bewust van de hoeveelheid data die er is én hoe ze die goed kunnen benutten. Dat zorgt voor een enorme efficiëntieslag. Zij kunnen nu proactief handelen, waarbij processen zijn geautomatiseerd en er flink wordt bespaard op de werklast. Door de integratie van de hele onderhoudsketen wordt de woningcorporatie wendbaarder, neemt de servicegraad toe en verminderen kosten en handelingen.

De toekomst van data

In de toekomst gaan we naar connected buildings: appartementencomplexen waarvan de totale performance wordt gemonitord. Alles binnen een connected complex is namelijk aan elkaar gekoppeld: van gas, water en licht tot liftgebruik, schilderwerk en ramen die gewassen moeten worden. Sensoren geven aan hoe het ervoor staat met het liftmechanisme of in welke staat het schilderwerk is.

Alle data vanuit een connected building wordt vertaald naar een digitaal dashboard, speciaal ingericht voor de medewerkers van een woningcorporatie. Op die manier ontstaan nauwkeurige inzichten in de staat van het appartementencomplex. Corporaties kunnen vervolgens nauwkeurig voorspellen wanneer er onderhoud nodig is en processen versnellen en automatiseren. Zeker op de lange termijn kan dat een aanzienlijke kostenbesparing opleveren, wat de bewoners weer in hun portemonnee terug kunnen zien.

Meten is weten

Inzichten vanuit data zijn niet alleen interessant voor de onderhoudsketen, maar ook van toepassing op online dienstverlening, de klantenservice en leefbaarheid. Samen met vooruitstrevende partners als EHV helpen we al meer dan 25 jaar woningcorporaties bij het omzetten van uitdagingen naar digitale kansen. Wil je meer weten over wat ICT kan betekenen voor jouw corporatie? Neem dan vrijblijvend contact op met Nora en haar team.