Vrijwel iedere organisatie herkent het wel. Een document bestaat in meerdere versies, niemand weet precies welke de juiste is en collega's sturen voor de zekerheid nog maar een kopie via e-mail. Ondertussen staan dezelfde bestanden in Teams, SharePoint, OneDrive en soms zelfs nog op een oude netwerkschijf. De techniek is meestal niet het probleem. De manier waarop documenten worden opgeslagen vaak wel.
Veel organisaties maken de overstap naar Microsoft 365 met het idee dat SharePoint simpelweg de nieuwe locatie wordt voor hun documenten. Daardoor wordt een bestaande mappenstructuur één-op-één overgezet naar SharePoint, inclusief tientallen submappen en ingewikkelde rechten.
Technisch werkt dat prima. Maar SharePoint is ontworpen vanuit een andere gedachte. Niet de map staat centraal, maar samenwerken rondom teams, afdelingen, projecten en informatie.
Wanneer een traditionele netwerkschijf zonder verdere aanpassingen wordt overgezet, blijven dezelfde problemen bestaan. Medewerkers blijven zoeken naar documenten, verschillende versies ontstaan naast elkaar en niemand weet meer welke informatie actueel is.
Microsoft 365 biedt meerdere manieren om bestanden op te slaan. OneDrive is bedoeld voor persoonlijke documenten, Teams gebruikt SharePoint op de achtergrond voor samenwerking en SharePoint-sites vormen de centrale documentomgeving voor afdelingen en projecten.
Voor medewerkers is dat onderscheid niet altijd duidelijk. Een document wordt gedeeld via Teams, later opnieuw opgeslagen in OneDrive en vervolgens gekopieerd naar een projectmap. Vaak gebeurt dat uit goede bedoelingen, maar na verloop van tijd ontstaat een wirwar aan versies.
De vraag is dan niet meer waar het document ooit is opgeslagen, maar welke versie nog actueel is.
Wanneer organisaties merken dat documenten moeilijk terug te vinden zijn, is de eerste reactie vaak om extra mappen aan te maken. In de praktijk maakt dat het probleem meestal groter.
Een logische SharePoint-omgeving begint juist met duidelijke sites voor afdelingen, projecten of processen. Daarbinnen zorgen consistente naamgeving, eigenaarschap en rechten ervoor dat informatie op een voorspelbare plek terechtkomt.
Daarnaast biedt SharePoint mogelijkheden die op traditionele netwerkschijven nauwelijks beschikbaar zijn. Metadata, versiebeheer, krachtige zoekfunctionaliteit en documenthistorie maken het vaak eenvoudiger om informatie terug te vinden zonder steeds dieper door een mappenstructuur te hoeven navigeren.
Een overzichtelijke documentstructuur is niet alleen prettig voor gebruikers, maar ook belangrijk vanuit security en compliance. We zien regelmatig omgevingen waarin complete afdelingen toegang hebben tot informatie die eigenlijk maar voor een klein aantal medewerkers bedoeld is.
Dat blijft vaak onopgemerkt totdat nieuwe functionaliteiten, zoals Microsoft Copilot, sneller inzicht geven in informatie die al toegankelijk was.
Copilot creëert geen nieuwe rechten, maar maakt bestaande informatie wel eenvoudiger vindbaar. Juist daarom is een goed ingerichte SharePoint-omgeving belangrijker geworden dan ooit.
In ons artikel over Microsoft Copilot en GDPR leggen we uit waarom toegangsrechten en datagovernance een belangrijke rol spelen bij de inzet van AI binnen Microsoft 365.
Een veelgemaakte fout is dat organisaties eerst alle bestaande documenten migreren en pas daarna gaan nadenken over structuur. In de praktijk is het vaak slimmer om eerst kritisch te kijken naar de bestaande omgeving.
Welke documenten worden nog gebruikt? Welke afdelingen hebben eigen sites nodig? Welke rechten zijn echt noodzakelijk? En welke informatie kan worden gearchiveerd?
Door eerst op te ruimen ontstaat een SharePoint-omgeving die niet alleen overzichtelijker is, maar ook beter aansluit op toekomstige ontwikkelingen binnen Microsoft 365.
SharePoint is geen project dat na de implementatie klaar is. Organisaties veranderen, teams groeien en nieuwe manieren van samenwerken ontstaan. Daarom loont het om vanaf het begin een structuur neer te zetten die eenvoudig kan meegroeien.
Binnen YourWorkplace helpen wij organisaties met het ontwerpen, migreren en beheren van Microsoft 365-omgevingen waarin SharePoint, Teams en OneDrive logisch samenwerken. Niet door zoveel mogelijk mappen aan te maken, maar door informatie zo te organiseren dat medewerkers deze eenvoudig kunnen vinden én veilig kunnen gebruiken.
