Werken jullie ook met SharePoint en hebben jullie soms moeite met het vinden van de juiste informatie? De standaard SharePoint-zoekfunctie is gewoonweg niet zo efficiënt. Het zou ideaal zijn als je net zo snel en eenvoudig binnen SharePoint kan zoeken als dat je gewend bent op Google, toch? Goed nieuws: dat is mogelijk! In deze blog vertellen we je meer over hoe je met een goede zoekfunctie van SharePoint een krachtig documentmanagementsysteem (DMS) maakt, zónder die overvolle mappenstructuur op je netwerkschijf. Geen gerommel meer, maar al je belangrijkste documenten goed georganiseerd en vooral: gemakkelijk vindbaar.
De standaardzoekfunctie in SharePoint is vrij simpel: je kunt zoeken op content. Maar het blijft een vrij basic zoekmachine. Je kunt alleen zoeken op titel en inhoud van documenten, dat is het wel zo'n beetje. Probeer dan maar eens snel het juiste document te vinden. Als DMS kan SharePoint dan lastig zijn om mee te werken, vooral door deze beperkte zoekmogelijkheid. Als je veel waarde hecht aan een gebruiksvriendelijke zoekfunctie die je medewerkers tijd en frustratie bespaart én waarmee je grip houdt op je bedrijfsinformatie, overweeg dan een geavanceerde zoekfunctie voor SharePoint die Hands on ICT kan inbouwen. Hiermee wordt het zoeken naar documenten een stuk eenvoudiger en efficiënter.
Microsoft heeft zelf ook door dat de standaardzoekfunctie in SharePoint niet voldoet aan de wensen van de eindgebruiker en ondersteunt een open source plug-in om binnen SharePoint te gebruiken. Deze plug-in biedt je tal van mogelijkheden, zodat je nog geavanceerder kunt zoeken en filteren op bijvoorbeeld documenteigenschappen. Je vindt deze plug-in op GitHub onder deze link of alternatief deze waar alle updates, issues en verzoeken door de community worden geïnitieerd. Elke maand komt er wel een nieuwe versie uit met bugfixes of extra functionaliteiten. En het mooie is: Microsoft werkt hier actief aan mee .
Met de extra plug-in voor geavanceerd zoeken in SharePoint, bepaal je helemaal zelf hoe je zoekfunctie werkt en hoe de zoekresultaten eruitzien. Je kunt zelfs instellen welk document belangrijker is en dus hoger in de zoekresultaten moet worden getoond. Dit richt je in door labels toe te passen die de prioriteit van een document aangeven.
Normaal gesproken rangschikt SharePoint documenten op basis van factoren als: hoe recent het document is, hoe vaak het is geopend en hoe vaak jij het hebt bekeken. Met de plug-in kun je ook instellen dat documenten met een bepaalde status, zoals ‘definitief’ een hogere ranking krijgen dan documenten zonder die status. Op die manier worden belangrijke documenten gemakkelijk vindbaar.
Bij Hands on ICT weten we hoe belangrijk het is om een goed functionerende zoekfunctie te hebben in SharePoint. Het vereist wel wat technische kennis en specialisme, maar daar zijn wij voor om je bij te helpen. Zelf gebruiken we deze geavanceerde zoekfunctie ook voor onze klantenteams, zodat ze kunnen zoeken op basis van metadata , zoals branches en accountmanagers. En als iemand niet de juiste rollen en rechten heeft om een bepaald document in te zien, dan wordt dit document ook niet in de zoekresultaten getoond.
Standaard krijg je bestanden, sites, nieuws en afbeeldingen te zien in de resultatenlijst, maar met de geavanceerde zoekfunctie kun je helemaal zelf bepalen wat er op de resultatenkaart moet komen te staan. Het is zelfs mogelijk om de zoekfunctie zo in te richten, dat je de beleving van een app krijgt. Met behulp van knoppen klik je zo door naar het juiste document. Enkele van onze klanten werken ook met de plug-in. Hierdoor is interne documentatie, zoals handboeken en beleidsstukken, snel op te roepen. Dit regelen we ook graag voor jou.
Heb je de standaardzoekfunctie geoptimaliseerd? Ga dan een stap verder en regel een goedkeuringsflow in. Stel je voor dat je zoekt naar een handboek, maar je krijgt vijf resultaten met verouderde versies. Dan weet je alsnog niet wat de meeste recente versie van het handboek is. Ondanks dat je ze wél snel hebt kunnen vinden.
Om ervoor te zorgen dat de belangrijkste documenten goed zijn georganiseerd en niet zomaar aangepast kunnen worden, is het handig om een goedkeuringsflow in SharePoint op te zetten. Want hoewel veel documenten tegenwoordig dynamisch ‘moeten’ zijn, zijn er gewoon bepaalde bestanden die je alleen in de definitieve versie wilt terugvinden in een database, zoals beleidsstukken.
Bij veel bedrijven gaat er veel tijd verloren doordat wordt geaccepteerd dat de standaardzoekfunctie van SharePoint beperkt werkt. Maar door geavanceerde zoekfuncties en goedkeuringsprocessen te creëren, maak je het jezelf en je medewerkers een stuk eenvoudiger en efficiënter om belangrijke documenten te vinden en je bedrijfsinformatie beter te beheren.
Interesse in de geavanceerde zoekfunctie in SharePoint? Maak dan gebruik van de expertise van Hands on ICT. Neem gerust contact op met onze ICT consultants voor meer informatie via T.+31(0)88 - 181 1300 of info@handsonict.nl.
Wil je meer weten over de moderne werkplek? Download dan onze whitepaper 'De moderne werkplek met Microsoft 365' of ga naar onze pagina 'De moderne werkplek' waar je alle relevante informatie kunt vinden.
