Veel organisaties lopen vroeg of laat tegen hetzelfde probleem aan: de bestaande IT-omgeving voldoet niet meer, het beheer wordt complexer of de samenwerking met leveranciers sluit niet meer aan op de organisatie. Op dat moment ontstaat vaak de zoektocht naar een nieuwe IT-partner, managed service provider of securityleverancier.
Toch blijkt leverancierselectie in de praktijk lastiger dan veel organisaties vooraf verwachten. Zoek je op termen als RFP, request for proposal, MSP, managed service provider of offerteaanvraag IT-leverancier, dan kom je vaak uit bij algemene definities of standaard templates. De echte uitdaging zit meestal niet in het document zelf, maar in het vergelijken van dienstverlening, verantwoordelijkheden, continuïteit en beheer.
In dit artikel lees je wat een RFI en RFP precies zijn, waarom managed services trajecten vaak complex zijn en hoe organisaties grip krijgen op leverancierselectie binnen moderne IT-omgevingen.
Veel organisaties merken dat het steeds lastiger wordt om IT-leveranciers goed met elkaar te vergelijken.
Op papier lijken aanbieders vaak hetzelfde te doen. Vrijwel iedere managed service provider biedt ondersteuning voor Microsoft 365, security, werkplekbeheer en cloudomgevingen. Toch verschillen dienstverlening, verantwoordelijkheden en beheerprocessen in de praktijk vaak sterk van elkaar.
Juist daardoor ontstaat tijdens een selectieproces regelmatig onduidelijkheid.
Wat valt bijvoorbeeld wel of niet binnen beheer? Hoe snel worden incidenten opgepakt? Hoe wordt monitoring ingericht? Welke securityverantwoordelijkheden liggen bij de leverancier en welke intern?
Dat soort verschillen zie je meestal niet direct terug in een standaard offerte.
Tegelijkertijd zijn IT-omgevingen steeds complexer geworden. Moderne organisaties werken met cloudplatformen, hybride werkplekken, security-oplossingen, identity management en meerdere gekoppelde systemen. Daardoor draait leverancierselectie niet alleen meer om techniek of prijs, maar steeds vaker om continuïteit, samenwerking en beheersbaarheid.
Juist daarom kiezen organisaties vaker voor een gestructureerd RFP-traject bij het selecteren van een managed service provider.
Een RFP staat voor Request for Proposal. Het is een gestructureerde aanvraag waarmee organisaties leveranciers uitnodigen om een voorstel uit te brengen voor dienstverlening, beheer of een IT-oplossing.
Binnen IT en managed services wordt een RFP gebruikt om leveranciers op een consistente manier met elkaar te vergelijken. Daarbij draait het niet alleen om prijs, maar juist ook om onderwerpen zoals beheer, security, continuïteit, support en verantwoordelijkheden.
Dat is belangrijk, omdat managed services tegenwoordig veel verder gaan dan alleen technisch beheer. Een managed service provider ondersteunt vaak meerdere onderdelen van de IT-omgeving tegelijk, zoals cloudbeheer, monitoring, security, werkplekken en connectiviteit.
Juist daardoor kijken organisaties tijdens een RFP-traject niet alleen naar techniek, maar ook naar de manier waarop dienstverlening georganiseerd is.
Een goed RFP helpt organisaties bijvoorbeeld om inzicht te krijgen in:
Daardoor ontstaat een veel completer beeld dan bij een losse offerteaanvraag.
Een RFI staat voor Request for Information.
Waar een RFP gericht is op concrete voorstellen, wordt een RFI meestal gebruikt in een eerdere oriëntatiefase. Organisaties gebruiken een RFI om informatie te verzamelen over leveranciers, dienstverlening en technische mogelijkheden.
Een RFI helpt vooral om de markt beter te begrijpen. Welke managed service providers passen bij de organisatie? Welke expertise hebben leveranciers? En hoe ziet hun dienstverlening er globaal uit?
Vaak wordt een RFI gebruikt als eerste selectie, waarna een kleinere groep leveranciers wordt uitgenodigd voor een volledig RFP-traject.
Binnen IT-trajecten worden termen als RFI, RFP en offerteaanvraag regelmatig door elkaar gebruikt. Toch hebben ze ieder een andere functie binnen leverancierselectie.
Een RFI wordt vooral gebruikt om informatie te verzamelen en de markt te verkennen. Organisaties onderzoeken daarmee welke leveranciers aansluiten bij hun wensen en welke dienstverlening beschikbaar is.
Een RFP gaat een stap verder. Daarbij vragen organisaties leveranciers om een concreet voorstel voor dienstverlening, beheer en samenwerking. Vooral binnen managed services trajecten is dat belangrijk, omdat verschillen tussen aanbieders vaak niet direct zichtbaar zijn in een standaard offerte.
Een offerteaanvraag is meestal beperkter en vooral gericht op prijs of een specifieke oplossing. In eenvoudige trajecten kan dat voldoende zijn. Maar binnen moderne IT-omgevingen geeft een uitgebreider RFP-proces vaak veel meer inzicht in de kwaliteit van dienstverlening en de manier waarop beheer georganiseerd wordt.
Een RFP-traject begint meestal met een inventarisatie van de bestaande IT-omgeving en de doelstellingen van de organisatie.
Welke onderdelen moeten beheerd worden? Welke security-eisen zijn belangrijk? Welke ondersteuning verwacht de organisatie van een managed service provider? En welke verantwoordelijkheden blijven intern?
Op basis daarvan worden requirements opgesteld die leveranciers moeten beantwoorden.
Binnen een MSP-traject gaat dat vaak verder dan alleen techniek. Organisaties kijken bijvoorbeeld ook naar:
Leveranciers werken deze onderwerpen vervolgens uit in een voorstel, zodat organisaties aanbieders beter met elkaar kunnen vergelijken. Juist die structuur maakt een RFP waardevol. Het voorkomt dat leveranciers alleen op prijs worden beoordeeld en helpt organisaties om beter inzicht te krijgen in de daadwerkelijke dienstverlening achter een offerte.
Na de beoordeling van leveranciers volgt meestal een selectiefase waarin één of meerdere aanbieders worden gekozen. Aansluitend start de contractfase. In deze fase worden afspraken verder uitgewerkt en vastgelegd, zoals service levels (SLA’s), verantwoordelijkheden, governance, rapportages en eventuele exit-afspraken.
Juist binnen managed services is deze fase belangrijk, omdat veel aspecten van dienstverlening pas echt duidelijk worden wanneer ze contractueel worden vastgelegd. Denk bijvoorbeeld aan responstijden, escalaties, securityverantwoordelijkheden en continuïteit van dienstverlening.
IT-omgevingen zijn de afgelopen jaren sterk veranderd. Organisaties werken met cloudplatformen, hybride werkplekken, identity management, security-oplossingen en gekoppelde systemen die allemaal afhankelijk zijn van elkaar.
Daardoor verschuift de rol van een IT-leverancier steeds meer richting regie, continuïteit en proactief beheer.
Organisaties willen daarom niet alleen weten welke techniek een leverancier aanbiedt, maar vooral hoe beheer georganiseerd wordt. Hoe worden verstoringen opgepakt? Hoe wordt monitoring ingericht? Hoe ziet securitybeheer eruit? En hoe schaalbaar is de dienstverlening op de langere termijn?
Juist daarom kiezen steeds meer organisaties voor een gestructureerd RFP-traject bij het selecteren van een managed service provider of managed security service provider.
Een goed RFP-proces draait uiteindelijk niet alleen om techniek, maar vooral om samenwerking en beheersbaarheid.
Een managed service provider wordt vaak verantwoordelijk voor een groot deel van de dagelijkse IT-continuïteit. Daarom is het belangrijk dat verantwoordelijkheden helder zijn en dat processen aansluiten op de organisatie.
Bij het kiezen van een IT-partner kijken organisaties daarom steeds vaker naar onderwerpen zoals:
Juist binnen managed services ontstaat het verschil vaak niet in de techniek zelf, maar in de manier waarop beheer en ondersteuning georganiseerd zijn.
Gaat jouw organisatie binnenkort een traject starten voor een nieuwe managed service provider, cloudomgeving, securitypartner of IT-beheeromgeving?
Binnen Hands on ICT kunnen organisaties een offerteaanvraag of RFP-traject indienen voor moderne IT- en managed services omgevingen. Denk aan werkplekbeheer, Microsoft 365, security, infrastructuur, connectiviteit of een volledige managed services oplossing.
Wil jouw organisatie een RFP-traject starten of een aanvraag indienen voor een managed service provider? Hands on ICT kijkt graag mee naar de mogelijkheden binnen jouw IT-omgeving.
