Een RFP staat voor Request for Proposal. Het is een gestructureerde aanvraag waarmee organisaties leveranciers uitnodigen om een voorstel uit te brengen voor dienstverlening, beheer of een IT-oplossing.
Binnen IT en managed services wordt een RFP gebruikt om aanbieders op dezelfde manier te beoordelen. Daardoor ontstaat meer inzicht in verschillen tussen leveranciers en wordt het makkelijker om dienstverlening objectief met elkaar te vergelijken.
Een RFP binnen zorgorganisaties wordt vaak gebruikt bij:
MSP-selecties
Cloud- en werkplektrajecten
Security- en compliance vraagstukken
Infrastructuur- en connectiviteitstrajecten
Outsourcing of beheertransities
Modernisering van zorgomgevingen en werkplekken
Een goed opgebouwd RFP-document helpt organisaties om leveranciers op een consistente manier te beoordelen en beter met elkaar te vergelijken.
Daarin wordt meestal beschreven wat de huidige situatie is, welke uitdagingen er binnen de organisatie spelen en welke doelstellingen met het traject bereikt moeten worden. Daarnaast worden vaak technische en organisatorische randvoorwaarden opgenomen, zoals security-eisen, supportverwachtingen, SLA’s en de manier waarop beheer ingericht moet worden.
Juist die structuur helpt organisaties om managed service providers beter en objectiever met elkaar te vergelijken.
Onderwerpen die vaak terugkomen binnen een RFP-document zijn bijvoorbeeld:
De huidige situatie en uitdagingen binnen de organisatie
Doelstellingen van het traject
Security- en compliance-eisen
Support- en serviceverwachtingen
Selectiecriteria en beoordeling
Planning en besluitvorming
Binnen IT-trajecten worden termen als RFI, RFP en offerteaanvraag regelmatig door elkaar gebruikt.
Een RFI, Request for Information, wordt meestal gebruikt in een vroege oriëntatiefase. Organisaties verzamelen daarmee informatie over leveranciers, dienstverlening en mogelijkheden binnen de markt.
Een RFP, Request for Proposal, gaat een stap verder. Daarbij vragen organisaties leveranciers om een concreet voorstel voor dienstverlening, beheer en samenwerking.
Een RFQ, Request for Quotation, oftewel offerteaanvraag, is meestal beperkter en vooral gericht op prijs of een specifieke oplossing.
Binnen complexe IT- en managed services trajecten biedt een RFP vaak veel meer inzicht in de kwaliteit van dienstverlening en de manier waarop beheer georganiseerd wordt.
Binnen zorgorganisaties wordt een RFP-traject vaak gebruikt wanneer bestaande IT-omgevingen niet meer goed aansluiten op dagelijkse zorgprocessen of wanneer meerdere leveranciers objectief met elkaar vergeleken moeten worden.
Dat speelt bijvoorbeeld bij het vernieuwen van werkplekken binnen zorginstellingen, het migreren naar cloudomgevingen of het verbeteren van security en compliance rondom patiëntgegevens, zorgapplicaties, NEN 7510-richtlijnen en NIS2-verplichtingen.
Ook bij groeiende zorgorganisaties, hybride zorgomgevingen of locaties die afhankelijk zijn van stabiele connectiviteit en continu beschikbare systemen, wordt een RFP steeds vaker ingezet.
Juist binnen de zorg is continuïteit van groot belang. Zorgmedewerkers moeten altijd toegang hebben tot systemen, applicaties en gegevens, terwijl support, monitoring en beheer goed georganiseerd moeten zijn.
Een RFP helpt zorgorganisaties om vooraf meer inzicht te krijgen in dienstverlening, verantwoordelijkheden en de manier waarop beheer en ondersteuning worden ingericht.
