ICT binnen je handelsbedrijf is net zo vanzelfsprekend als water uit de kraan. Totdat een systeem uitvalt, een applicatie niet meer werkt of een server het begeeft. Dat heeft direct impact op je logistieke processen, inkoop, verkoop of klantenservice. Zeker omdat er vaak sprake is van allerlei afhankelijkheden in de processen. Kortom, de handel ligt stil. Dat wil je natuurlijk voorkomen, maar hoe zorg je ervoor dat de kans op uitval van je ICT zo klein mogelijk is? Dat bespreken we in dit blogartikel.
Er zijn vele oorzaken waardoor je ICT kan uitvallen en wat kan leiden tot verstoringen in je handelsproces. Het kunnen interne factoren zijn, bijvoorbeeld door een menselijke fout of als systemen de hoeveelheid orders bij piekmomenten niet aankunnen. Maar ook externe factoren kunnen een oorzaak zijn, zoals stroomuitval door werkzaamheden in de buurt of een clouddienst die niet beschikbaar is door onderhoud. Zorg er in ieder geval voor dat je een goed disaster recovery plan hebt om voorbereid te zijn op eventuele problemen en de impact op je handelsprocessen te minimaliseren.
Om te voorkomen dat je handelsprocessen stil komen te liggen door een verstoring in je ICT, kun je er natuurlijk alles aan doen om dit te voorkomen. Je kunt een extra generator aanschaffen om stroomuitval op te vangen, een tweede serverpark inregelen als back-up voor je data in de cloud of je koopt alleen LTE-laptops die ook zonder wifi verbinding kunnen maken met het internet. Maar daar hangt natuurlijk wel een prijskaartje aan.
De kans op een verstoring kun je ook verkleinen door op een slimme manier je ICT in te richten. Dit zijn de vijf stappen die je hiervoor kunt nemen:
Tegen welke problemen zijn jullie aangelopen en welke incidenten hebben al plaatsgevonden? Zijn er bepaalde verkoopmomenten waarop het erg druk is en de server het amper aankan? Door gebeurtenissen bij te houden en de huidige ICT-infrastructuur onder de loep te nemen, worden bepaalde risico's op verstoringen al snel zichtbaar.
Nu je inzicht in de risico's hebt, is het tijd om te bepalen welke consequenties die hebben voor welke processen. Vaak zijn er meerdere afhankelijkheden tussen processen, dus als er een storing is in het orderpicksysteem, dan heeft dat gevolgen voor het logistieke proces erna. Dat blijkt uit de impactgebieden van een ICT-storing.
Het uitgangspunt bij problemen en incidenten is om in ieder geval de kritieke handelsprocessen te continueren en de impact op de rest van de bedrijfsprocessen te minimaliseren. Op basis van stap twee bepaal je je doelstellingen en dus de prioriteit van het risico. Misschien vind je het belangrijk dat de orderpickers in het magazijn hun werk kunnen blijven doen, en is het niet erg als het kantoorpersoneel even niet bij hun e-mail kan. Je bepaalt zelf welk risico acceptabel is.
Wat is er nodig om in het geval van een verstoring te zorgen dat kritieke processen kunnen doorgaan? Is dat de extra stroomvoorziening of servercapaciteit waar we het eerder over hadden? Moet je netwerksegmentatie toepassen om de gevolgen te beperken? In deze stap geef je een praktische invulling aan de inrichting van je ICT om te kunnen anticiperen op een verstoring.
Het is nu duidelijk welke risico's er bestaan, welke acceptabel zijn, wat de gevolgen zijn van een verstoring en welke ICT-capaciteit nodig is om de impact op je handelsprocessen zo klein mogelijk te houden. Nu kun je aan de slag met het maken van een kostenplaatje en het vervolgplan.
Wees je altijd bewust van de risico's op verstoringen die je als handelsbedrijf loopt. Door inzicht te vergaren, wordt duidelijk welke dat zijn en wat er nodig is om hierop te anticiperen. Door bovenstaande vijf stappen te volgen, ben je in ieder geval verzekerd van een goede basis voor het inrichten van je ICT, gezien de geaccepteerde risico's en kritieke processen.
Kun je hierbij wel wat hulp gebruiken? Neem dan contact met ons op. Download in ieder geval alvast onze whitepaper over hoe ICT de risico's op het stilvallen van je handel verkleinen om verder te lezen over dit onderwerp.
