Tijd- en locatie onafhankelijk werken, hoe regel je dat?

Thomas Kallenbach 20 mei 2021

Het afgelopen jaar zijn veel organisaties noodzakelijkerwijs overgestapt op een bepaalde vorm van ‘de moderne werkplek’. Thuiswerken werd immers de nieuwe standaard. Medewerkers moesten vanuit thuiswerkplekken toegang krijgen tot bedrijfsdata en samenwerken op afstand moest worden ingeregeld. Bij veel organisaties is de inregeling van thuiswerkplekken soepel verlopen. Dit was echter ‘slechts’ een eerste stap. Momenteel zie ik dat bij veel organisaties de vraag heerst, of de nieuwe manier van werken wel voldoet aan de beveiligingseisen die de organisatie stelt. Het thuiswerken is natuurlijk het nieuwe normaal, maar hoe zorg je dat medewerkers altijd en overal kunnen werken, zonder dat kritische bedrijfsdata gevaar loopt?

Thuiswerken

Door de coronamaatregelen moesten er plotseling thuiswerkplekken worden ingericht. Dat is bij veel bedrijven redelijk ad-hoc georganiseerd om te waarborgen dat medewerkers ook vanuit huis konden werken. De meeste organisaties hebben thuiswerken ingericht, zodat medewerkers konden communiceren. Denk daarbij aan ‘thuistoegang’ tot mail, bedrijfsbestanden, Microsoft Teams/zoom etc. Daarnaast moesten veel medewerkers worden voorzien van een passende laptop, suface en/of andere devices. Daarbij hoorde natuurlijk het inregelen van toegang tot het bedrijfsnetwerk.

Positief

Veel organisaties zijn er in geslaagd om al deze zaken snel en adequaat in te regelen. Medewerkers zijn binnen de kort mogelijkste tijd uitgerust met devices en passende tools om te kunnen blijven samenwerken en vergaderen tijds- en locatieonafhankelijk. Daarmee is het thuiswerken eenvoudig geworden. Daarnaast zie ik dat de creativiteit van medewerkers sterk is gestegen, door de toename van thuiswerken zijn medewerkers namelijk meer gebruik gaan maken van alle mogelijkheden die de verschillende tools op hun thuiswerkplek bieden. Bijvoorbeeld het gebruik van Microsoft Shifts, Power BI, OneDrive en het inzetten van gedeelde planningen en streams. Deze ontwikkeling is goed voor de (digitale)ontwikkeling van medewerkers in iedere organisatie. Toch is het goed om nog wat extra aandacht te besteden aan de risico’s, die het thuiswerken met zich meebrengen.

Beleid

Ik merk dat veel organisaties zich sinds kort afvragen wat er met hun data gebeurt, nu medewerkers thuiswerken. Zoals, ‘waar staat mijn data?’ en ‘wie heeft toegang tot welke data?’. Door het gebruik van (onder andere) Microsoft Teams en OneDrive is het overzicht bij meerdere organisaties verloren gegaan. Verschillende data en documenten zijn hierdoor wijd verspreid over verschillende tools en mapjes. Je wilt immers dat medewerkers de belangrijkste data snel kunnen vinden en altijd de meest actuele versie tot hun beschikking hebben. Daarnaast is het net zo belangrijk, dat bepaalde (bedrijf kritische) data juist niet beschikbaar is voor (bepaalde) medewerkers of externe partijen. Ik zie dat een groot aantal organisaties hun (digitaal)beleid in de transitie naar het thuiswerken, niet of nauwelijks hebben aangepast. Het is dus verstandig om jouw beleid en manier van (samen)werken binnen je organisatie te heroverwegen.

Hoe doe je dat?

Bepaal als organisatie op welke manier, en met wie, je data wilt delen. Zorg ervoor dat medewerkers op de hoogte zijn van de (digitale) locatie van bedrijfs- en persoonlijke data én hoe deze worden gedeeld met externe partijen. Dit kan per organisatie natuurlijk zeer uiteenlopend zijn. Echter, wanneer je dit goed inregelt, verhoogt dit de werkefficiëntie van jouw medewerkers én zien zij het belang in van een goed data/digitaal beleid. Adoptie/training van (nieuwe) medewerkers speelt hierbij logischerwijs een belangrijke rol. Aangezien data nu ook bereikbaar is buiten je beveiligde netwerk, is het van belang om de juiste zaken te implementeren om deze veilig te houden. Denk hierbij aan een Multi-factor authenticatie (Inloggen via meerdere stappen) en een streng wachtwoordbeleid. Daarnaast is het van belang om controle te houden over de apparaten die bij jouw data of netwerk kunnen. Door het uiteenlopende gebruik van verschillende (smart) apparaten is het optuigen van een beleid rondom ‘mobile device management’ niet meer weg te denken.

Waar begin je?

Als ICT-businesspartner kijken wij altijd naar de beschikbare tools die reeds aanwezig zijn bij organisaties. Samen kijken wij naar jouw huidige beleid en maken een overzicht van de te ondernemen stappen. Hierbij is ons doel, om jou en je medewerkers zo efficiënt en veilig mogelijk te laten werken. Een digitaal beleid opstellen is geen dagelijkse bezigheid voor velen, daarom kan een ondersteunende ICT-businesspartner uitkomst bieden om dit in een relatief korte periode te realiseren. Een volgende stap is om het digitale kennisniveau te testen van medewerkers en deze, waar nodig, een boost te geven.

Meer info over de moderne werkplek?

Wil je meer informatie over tijd- en locatieonafhankelijk werken? Download dan nu de gratis whitepaper ‘De werkplek van nu’  van ICT-businesspartner Hands on ICT. Uiteraard kun je ook altijd vrijblijvend contact opnemen met mij over het veilig en efficiënt inrichten van je digitale werkplek. Neem dan contact op met mij via t.kallenbach@handsonict.nl of 06-25267875.

 

Website CTA_whitepaper B 1500x600_Werkplek van nu