Microsoft Teams is voor veel organisaties de plek waar collega's met elkaar chatten, online vergaderen en af en toe een document delen. Daarmee blijft echter een groot deel van de mogelijkheden onbenut. Teams is de afgelopen jaren uitgegroeid tot veel meer dan een communicatieplatform. Het kan de centrale digitale werkplek worden waarin medewerkers samenwerken, informatie terugvinden en dagelijkse processen uitvoeren. De techniek is daarvoor vaak al aanwezig. De uitdaging zit vooral in de manier waarop Teams wordt ingericht en gebruikt.
Vraag iemand waarvoor Microsoft Teams wordt gebruikt en de kans is groot dat het antwoord begint met chatten of videobellen. Dat is niet vreemd. Tijdens de coronaperiode maakten veel organisaties versneld kennis met Teams als alternatief voor fysieke vergaderingen. Sindsdien is het voor veel medewerkers de standaard geworden om even een bericht te sturen of een online overleg te plannen.
Maar ondertussen heeft Microsoft Teams zich ontwikkeld tot het centrale punt binnen Microsoft 365. Achter vrijwel ieder team schuilt een SharePoint-site voor documentbeheer. Vergaderingen worden gekoppeld aan Outlook-agenda's, bestanden worden opgeslagen in OneDrive of SharePoint en applicaties kunnen rechtstreeks binnen Teams worden geopend.
Daardoor ontstaat een fundamenteel verschil met een traditionele chatapplicatie. Teams is niet langer alleen een middel om met collega's te communiceren. Het is steeds vaker de plek waar medewerkers hun werkdag beginnen en gedurende de dag nauwelijks nog hoeven te verlaten.
Dat levert vooral rust op. Niet omdat er minder systemen zijn, maar omdat medewerkers minder hoeven te zoeken waar informatie zich bevindt.
Wat wij in de praktijk regelmatig tegenkomen, is dat organisaties Teams technisch prima hebben ingericht, maar dat er nooit duidelijke afspraken zijn gemaakt over het gebruik ervan.
Iedere afdeling maakt eigen teams aan. Projectgroepen ontstaan spontaan. Documenten worden zowel in Teams als op netwerkschijven opgeslagen en na verloop van tijd weet niemand meer welke locatie de juiste versie bevat. Medewerkers zoeken langer naar informatie en gebruiken Teams uiteindelijk vooral als chatprogramma, terwijl de rest van Microsoft 365 er los naast blijft bestaan.
Dat heeft weinig met Teams zelf te maken. Het is meestal een gevolg van het ontbreken van structuur. Wanneer vooraf wordt nagedacht over naamgeving, eigenaarschap, rechten en de manier waarop teams worden ingericht, blijft de omgeving overzichtelijk. Ook wanneer de organisatie groeit.
Juist daarom begint een goede Teams-omgeving niet bij het aanmaken van een nieuw team, maar bij de vraag hoe medewerkers daadwerkelijk samenwerken.
Een gemiddelde werkdag bestaat vaak uit het voortdurend wisselen tussen verschillende applicaties. Outlook voor e-mail, SharePoint voor documenten, een CRM-systeem voor klantinformatie, een ERP-oplossing voor planning, een browser voor bedrijfsapplicaties en daarnaast Microsoft Teams voor communicatie.
Dat schakelen lijkt vanzelfsprekend, maar kost ongemerkt veel tijd. Iedere keer opnieuw moet een medewerker nadenken waar informatie staat en welke applicatie daarvoor geopend moet worden.
Juist daar ligt de kracht van Teams. Niet doordat alle systemen worden vervangen, maar doordat veel informatie op één centrale plek beschikbaar komt. Een kanaal kan bijvoorbeeld direct toegang bieden tot SharePoint-documenten, Planner-taken, Power BI-rapportages of een CRM-dashboard. Medewerkers blijven daardoor binnen dezelfde werkomgeving terwijl de onderliggende systemen gewoon blijven functioneren.
Dat maakt Teams niet alleen efficiënter, maar zorgt ook voor meer overzicht. Zeker voor nieuwe medewerkers is het prettig wanneer informatie logisch is georganiseerd en niet verspreid staat over verschillende omgevingen.
Een ontwikkeling die we steeds vaker zien, is dat organisaties ook hun zakelijke telefonie onderbrengen binnen Microsoft Teams. Daarmee verdwijnen losse softphones of bureautoestellen steeds vaker naar de achtergrond.
Met Microsoft Teams Telefonie kunnen medewerkers bellen, gesprekken doorschakelen, wachtrijen beheren en collega's zien als beschikbaar of in gesprek. Dat gebeurt allemaal vanuit dezelfde omgeving waarin zij ook vergaderen, chatten en documenten openen.
Voor medewerkers voelt dat logisch. Ze hoeven niet meer na te denken welke applicatie ze moeten openen om een klant terug te bellen of een collega door te verbinden. Alles bevindt zich op dezelfde plek.
Voor IT-afdelingen betekent dit bovendien dat beheer eenvoudiger wordt. Minder losse applicaties betekent vaak ook minder beheer, minder gebruikersvragen en een consistentere digitale werkplek.
Wat Teams interessant maakt, is dat de omgeving eenvoudig kan meegroeien. Een organisatie begint misschien met chatten en online vergaderen, maar voegt later Planner, SharePoint, Power BI, Forms of Power Automate toe. Ook Microsoft Copilot krijgt een steeds belangrijkere rol binnen Teams, bijvoorbeeld door vergaderingen samen te vatten of informatie uit verschillende bronnen sneller terug te vinden.
Juist daarom is het verstandig om niet alleen naar de mogelijkheden van vandaag te kijken, maar ook naar de inrichting voor de komende jaren. Een omgeving die vanaf het begin logisch is opgebouwd, voorkomt dat Teams uitgroeit tot een verzameling losse teams en kanalen waar niemand nog overzicht over heeft.
Wij zien regelmatig organisaties die Teams aanvankelijk klein hebben uitgerold en enkele jaren later vrijwel hun volledige samenwerking binnen hetzelfde platform organiseren. Dat werkt alleen wanneer de basis goed is gelegd.
Het succes van Microsoft Teams wordt niet bepaald door het aantal teams of kanalen dat is aangemaakt. Uiteindelijk draait het om de vraag of medewerkers sneller kunnen samenwerken, informatie eenvoudig kunnen vinden en minder tijd kwijt zijn aan het zoeken naar documenten of applicaties.
Teams is daarbij geen doel op zich, maar een middel om de digitale werkplek overzichtelijker te maken. Wanneer communicatie, documenten, telefonie en bedrijfsapplicaties logisch samenkomen, ontstaat een werkomgeving die medewerkers daadwerkelijk ondersteunt in hun dagelijkse werkzaamheden.
Binnen YourWorkplace helpen wij organisaties daarom niet alleen met de technische inrichting van Microsoft 365, maar vooral met het creëren van een digitale werkplek die aansluit op de manier waarop mensen samenwerken. Microsoft Teams vormt daarin vaak het centrale vertrekpunt.
