Organisatieveranderingen, zoals bijvoorbeeld de implementatie van een nieuw CRM systeem, hebben een grote invloed op individuele medewerkers en de manier waarop zij hun werk doen. Als medewerkers niet meegenomen worden, en dus niet betrokken raken bij de verandering, zullen velen zich verzetten. Dit met een trage adoptie en een laag gebruik van het nieuwe systeem als gevolg. Dit heeft vaak tot gevolg dat de doelstellingen van het project, de reden waarom iets überhaupt geïntroduceerd en aangeschaft is, niet bereikt worden. En dat willen we natuurlijk niet.
In de huidige wereld volgen de nieuwe technieken, applicaties en systemen elkaar in rap tempo op. Om bij te blijven, maar vooral om concurrenten voor te blijven, moet je meebewegen en mee veranderen. Een goede adoptie en veranderstrategie is gericht op het omarmen van deze veranderingen, het adopteren en leren gebruiken van nieuwe systemen en processen door medewerkers. De strategie biedt inzicht in wat aan de menselijke kant nodig is om je doelen te realiseren. Het bevat concrete plannen en acties, gericht op een succesvolle verandering. Dit toegespitst op de, bij elke organisatie unieke, combinatie van project, mensen en bedrijf.
In deze blog van Linda, Inside sales bij Hands on ICT, kom je meer te weten over adoptie en verandermanagement, het belang hiervan en wat Hands on ICT op dit gebied voor jou kan betekenen. We starten met een klein stukje geschiedenis van ICT-dienstverlening.
Wanneer we terugkijken naar de ontwikkeling van ICT-dienstverlening dan valt direct op dat de nadruk lag op het leveren en beheren van assets, waarvan een belangrijk deel bestond uit eigen infrastructuur. Denk aan servers, back-ups en firewalls. En natuurlijk de printers, pc’s en laptops. De vervangingscyclus van hardware lag ergens tussen 3 en 5 jaar. Dat gold in de meeste gevallen ook voor software die hierop geïnstalleerd werd.
Tegelijkertijd ontstond er gaandeweg een sterke behoefte om informatie en toepassingen binnen de organisatie op net zo’n manier te kunnen gebruiken als thuis met je tablet: eenvoudig en on-demand. Liefst zonder tussenkomst van ICT. Dit leidde al gauw tot schaduw-it (niet door ICT beheerde systemen). We zagen bijvoorbeeld dat Dropbox werd gebruikt om zakelijke informatie te delen met externen, Citrix GoToMeeting voor het houden van online meetings en Google Docs om samen te werken aan een zakelijk document.
Kenmerken op een rij:
Samenvattend hebben we het dus over een omgeving die weinig ruimte biedt voor innovatie, weinig flexibiliteit biedt en die vooral moet werken. Een omgeving die het doet, maar niet meer dan dat. Niet de omgeving die je op een dergelijke manier ondersteunt dat het je echt voordelen oplevert in de kwaliteit van je werk of dienstverlening.
De technologische ontwikkelingen op het gebied van ICT gaan snel, heel snel. Veel van onze klanten hebben vandaag de dag een cloud-first of een cloud-only beleid omarmd. Ingegeven door de robuustheid, schaal(kosten)voordelen en hoge mate van flexibiliteit van gerenommeerde Cloud aanbieders laten bedrijven de eigen serverruimte voor wat hij is. Nederland loopt, mede dankzij een fantastische nationale- en internationale netwerkinfrastructuur in deze ontwikkeling wereldwijd voorop. De afgelopen jaren hebben email-, file-, database- en applicatieservers snel plaatsgemaakt voor geïntegreerde Cloud services zoals Microsoft 365. Op het eerste gezicht een verschuiving van bezit van hardware en softwarelicenties naar een abonnementsmodel. Maar wie de overstap gemaakt heeft weet dat je kunt profiteren van de eindeloze mogelijkheden van Microsoft 365. Informatie kan veilig en eenvoudig vanaf elk apparaat gedeeld worden met personen binnen en buiten je organisatie. Data kan perfect worden geanalyseerd en gepresenteerd met bijvoorbeeld Power BI en processen optimaliseer je eenvoudig met Power Automate en Power Apps.
De kernmerken op een rij:
Dat klinkt al veel beter. Klaar voor innovatie, een hoge flexibiliteit en volledig aangepast aan de gebruiker, ongeacht plaats en tijd. Heeft dit dan alleen maar voordelen? Dat hangt ervan af.
Als je succesvol wilt zijn met zo’n modern workplace moeten er in de basis twee dingen gebeuren:
De kunst is namelijk om die ene tool en die specifieke functionaliteit te gebruiken waarmee je waarde voor jouw organisatie of een specifiek bedrijfsonderdeel creëert. Daarnaast is het van belang dat er kennis is over de mogelijkheden van de tool en dat deze op de juiste manier wordt gebruikt. Dit is vaak makkelijker gezegd dan gedaan met alle mogelijkheden die ons worden geboden. Het is daarnaast essentieel om de mensen die er mee werken vroegtijdig en actief te betrekken in een veranderproces, zelfs als het gaat om een relatief eenvoudige nieuwe tool. Want uiteindelijk maken de mensen het verschil en heeft de techniek een dienende rol. Je kunt een prachtige auto kopen, maar als je niet weet hoe je hem moet besturen en dan is het zonde van de investering.
Om deze menselijke kant van deze veranderingen de aandacht te geven die het verdient, heeft Hands on ICT een speciaal programma voor adoptie- en verandermanagement. Wij voeren elke stap van de klantreis uit met oog op deze menselijke factor, die minimaal zo belangrijk is als de technische kant. Zo faciliteren we bijvoorbeeld CIE-sessies: inspiratiesessies waarin we met de klant in een heel vroeg stadium richting geven aan de Microsoft 365 implementatie. We laten zien wat de mogelijkheden zijn, maar kijken vooral naar wat een specifieke klant nodig heeft in zijn business. Door de uitdagingen, wensen en pijnpunten van de klant vroegtijdig in kaart te brengen, kunnen de juiste keuzes worden gemaakt. Dit vormt een solide basis voor verdere beleidskeuzes, communicatie, trainingen en gebruikersbegeleiding gaandeweg het traject. Aansluitend bieden we uitgebreid inzicht in de vorm van rapportage. Op basis van een gebruikersanalyse brengen we doorlopend in beeld in hoeverre doelstellingen worden behaald en waar verbetering mogelijk is. Zo monitoren we continu het proces.
Ik eindig dit blog met een aantal praktische tips die jouw organisatie helpen om succes te innoveren en te veranderen:
Heb je specifieke uitdagingen op dit gebied en wil je eens van gedachten wisselen over wat wij voor je kunnen betekenen? Interesse in een inspiratiesessie over de mogelijkheden? Wij helpen jouw organisatie graag met het succesvol doorvoeren van veranderingen en innovaties.
